💡 Optimiser son temps pour gérer ses réseaux sociaux (Le pOD, épisode #15)

Notes de l’épisode 15 du pOD : pour ce quinzième épisode, nous échangeons ensemble sur la question de l’optimisation de son temps lorsque l’on gère les réseaux sociaux d’une marque. Retrouvez ci-dessous les principaux éléments abordés durant cet épisode (pour rappel, ce sont des notes 😉), ainsi que différents liens et ressources utiles pour approfondir votre réflexion.

Ecouter l’épisode

Avant-propos

Pourquoi est-ce que l’on a choisi d’aborder ce sujet ? La majeure partie des personnes à qui l’on explique notre métier en ont une image assez fausse. Il nous arrive donc souvent de décrire nos journées et semaines types. Rapidement la question que l’on nous pose est : comment faites-vous pour travailler efficacement, sans rien oublier ?

Ce qui est intéressant dans cet épisode, c’est :

1. qu’il fait le pont avec un grand nombre de sujets déjà abordés dans d’autres épisodes du podcast ;
2. que les bonnes pratiques que l’on a donné dans cet épisode s’appliquent quels que soient vos métiers.

Les intervenants sur cet épisode de podcast sont donc :

• Gwen, chef de projet social media Ouest Digital
• Bryan, co-fondateur Ouest Digital

Axe 1 – Organiser son temps : les fondamentaux

Pour une entreprise qui souhaite se lancer sur les réseaux sociaux (ou qui est déjà présente mais qui ne communique pas), commencez par formaliser sa stratégie social media.

« La plupart des personnes pensent que ça ne sert à rien de faire une stratégie claire et écrite. Beaucoup nous disent qu’ils ont tout en tête. C’est une mauvaise idée car cela ne permet d’aligner l’ensemble de l’équipe sur le projet social media. » – Bryan

Ensuite, afin de pouvoir décliner sa stratégie de façon opérationnelle, il faut : 

« On a le temps de s’occuper de ses réseaux sociaux. Mais c’est comme tout, il faut prendre le temps ! » – Bryan 

La question du temps revient très vite quand on parle de notre métier. Le nombre de fois où l’on a pu entendre « Non mais vous rigolez, ça prend 5 – 10 min de faire un post sur les réseaux sociaux ! ». Et bien entendu, à chaque fois ça nous fait (sou)rire 😉 

Nous savons très bien que ce genre de remarques est plutôt lié à une méconnaissance de notre métier, plutôt qu’à un jugement.

« Je pense que ce qui est important, c’est de découvrir la face immergée de l’iceberg. C’est-à-dire ce que représente la production d’une publication sur les réseaux sociaux. » – Bryan

💡 Produire un post, c’est :

1️⃣ Trouver une idée. Soit grâce à son expérience, à sa veille que l’on fait ou aux échanges avec le client ; 

2️⃣ Positionner la publication sur le planning édito. Choisir le meilleur moment de la semaine/du mois pour en parler ; 

3️⃣ Définir un objectif, puis un angle et le meilleur format pour en parler. Chaque publication doit avoir un seul objectif. L’angle permet de savoir comment est-ce que l’on va traiter une information choisie ; 

4️⃣ Définir si l’on va sponsoriser la publication ou non. Si une publication est sponsorisée, il est important de réfléchir aux contraintes en amont car une publication sponsorisée ne se réfléchit pas de la même façon qu’une publication simple ; 

5️⃣ Faire valider l’idée au client. Il est important quand le sujet ne vient pas d’un échange fait avec le client, de lui faire valider le sujet avant de commencer à produire la publication. Sinon, il y a un risque de prendre le temps de produire un contenu qui ne plaira peut-être pas au client ; 

6️⃣ Produire le contenu : 

• Organiser la remontée d’information
• Créer le visuel/la vidéo qui illustrera la publication en s’appuyant sur les maquettes ; 
• Rédiger le texte d’accroche.

7️⃣ Envoyer la publication au client pour validation, le relancer et échanger avec lui au téléphone si besoin ; 

8️⃣ Traiter les demandes de correction ; 

9️⃣ Et une fois que tout est ok, on peut programmer la publication.

« La bonne pratique pour se rendre vraiment compte du temps que ça prend, c’est de tracker son temps ! » – Bryan

En effet, le fait de pouvoir décomposer une action en plusieurs tâches, avec le temps associé à chacune d’entre elles, permet d’être plus crédible lorsque l’on explique pourquoi vous avez besoin de X heures.

« Pour optimiser son temps, il faut déjà avoir conscience du temps que prend chaque tâche qui composent une action. » – Bryan

Axe 2 – Conseils et astuces pour optimiser son temps (peu importe son métier)

« La première chose à avoir en tête, c’est d’organiser des blocs de travail par type d’action. Par exemple sur la partie réseaux sociaux, c’est de dissocier la réflexion de la production » – Bryan

Les bonnes astuces pour optimiser son temps : 

1️⃣ Dissocier la partie réflexion de la partie production : 

• Dans la partie réflexion on choisit un sujet à traiter par format. On va donc faire le point sur les actualités, récupérer les infos utiles, on réfléchit aux périodes les plus adaptées… L’objectif ici c’est de préparer tous les sujets sur son planning édito pour le mois à venir.
• Dans la partie production on fait la création visuelle, on rédige les accroches des publications et on fait valider les publications au client.

2️⃣ Avoir des blocs de temps de travail : 

Autrement dit, il faut avoir des créneaux dédiés et se mettre dans une bulle pour pouvoir travailler en profondeur. Evitez à tout prix les distractions et les interruptions pour être efficace et productif.

Avant de vous lancer dans une tâche, vous pouvez vous fixer un temps limité (le point 3. vous aidera à mieux estimer ce temps). C’est un très bon moyen pour optimiser son travail.

« Ce que je fais pour être efficace sur une action exigeante, c’est que je coupe toutes mes notifications, je ferme mes mails et je mets mon téléphone en mode avion pour être 100% focus sur ma tâche. Je fais en sorte de n’avoir aucune distraction. » – Bryan

La place fondamentale du travail en profondeur sur l’optimisation du temps a été synthétisée dans un ouvrage de référence : “Deep Work” de Cal Newport (que l’on vous encourage à lire si ce sujet est un enjeux pour vous aussi 😉) 

3️⃣ Mesurer son temps : 

Tracker son temps permet de prendre conscience du temps nécessaire à réaliser une action. Mais également de décompenser une tâche en différentes actions. 

Et cela nous rendra ainsi plus crédible lorsque l’on explique pourquoi il faut 2h pour réaliser une tâche.

4️⃣ Documenter son travail :

Il est important de documenter toutes ses tâches récurrentes mais non fréquentes, pour gagner du temps quelques mois plus tard quand on se retrouve de nouveau à devoir faire cette tâche. En quelque sorte, vous écrivez pour le vous “du futur” pour lui faire gagner du temps.

« Autre point important : documenter ce que l’on fait. Surtout pour les tâches récurrentes mais non fréquentes (que l’on fait une fois par mois ou par trimestre). » – Bryan

C’est également important pour les tâches collectives. Cela permet à nos collègues de pouvoir gérer une tâche importante en notre absence et/ou d’être tous alignés sur la même façon de faire (et donc sur la qualité).

« Ce qu’il ne faut absolument pas faire, c’est se dire qu’on rédigera une doc quand on aura le temps. Il faut voir la doc comme un investissement. » – Bryan 

Axe 3 – Conseils et astuces pour optimiser son temps pour les réseaux sociaux

Côté réseaux sociaux, l’erreur est de gérer ses réseaux sociaux “quand on a le temps”. Cela revient à ne jamais le faire, parce qu’on aura jamais le temps.

Il est préférable d’avoir une personne identifiée avec un temps dédié, qui centralise, coordonne et pilote l’animation des réseaux sociaux.

Il est aussi pertinent de créer des rituels pour gérer ses réseaux sociaux : lundi (planifier), mardi (produire), mercredi (modérer), etc. L’avantage de cette méthode c’est qu’elle créé des blocs de travail par type de tâches, comme nous en parlions précédemment. Cela consistera par exemple à créer vos contenus en lot, c’est à dire à rédiger et produire vos publications à la chaîne, en série.

« Si jamais une entreprise se rend compte qu’elle n’a pas le temps de gérer ses réseaux sociaux en interne, elle peut toujours externaliser (sous-traiter). » – Gwen 

Deux possibilités s’offrent à vous pour la gestion de vos réseaux sociaux :

1. internaliser en appliquant les conseils que l’on vous a donné 😉 

✅ Les atouts de l’internalisation sont :

• l’investissement humain et matériel sur le long terme ; 
• la maîtrise de l’environnement de l’entreprise ; 
• l’adaptation des process ; 
• la réactivité (le matin pour le soir). 

2. externaliser cette gestion à une agence ou une personne en freelance.

✅ Les atouts de l’externalisation sont :

• la réduction et la maîtrise de ses coûts directs et indirects ; 
• la flexibilité sur le fait de pouvoir stopper et/ou ajouter nouvelles missions dans la prestation ; 
• l’expertise et la formation continue de votre prestataire ; 
• le confort de ne pas avoir à s’en occuper.

Peu importe la solution que vous retenez (internaliser ou externaliser), 2 conseils clés :

1. essayez de faire les choses d’abord par vous même pour comprendre comment se décompensent les tâches et estimer le temps passé. Ce sera plus facile pour vous entourer par la suite ;
2. gardez à l’esprit que la/les personne(s) en charge de vos réseaux sociaux sera le porte parole de votre entreprise.

« L’un des points les plus importants quand on cherche à optimiser son temps, c’est de voir sur le long terme ! » – Bryan 

Pour conclure ce sujet

Les maîtres mots pour optimiser son temps pour gérer ses réseaux sociaux : 

Enfin, voici une checklist qui recense les différentes astuces pour optimiser son temps sur les réseaux sociaux 😉

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Source: <a href="https://www.keepitsimple.fr/optimiser-temps-reseaux-sociaux-974876">Keep it Simple - Optimiser son temps pour gérer ses réseaux sociaux (Le pOD, épisode #15)</a>

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