💡 Optimiser son temps pour gérer ses réseaux sociaux

Notes de l’épisode 15 du pOD : pour ce quinzième épisode, nous échangeons ensemble sur la question de l’optimisation de son temps lorsque l’on gère les réseaux sociaux d’une marque. Retrouvez ci-dessous les principaux éléments abordés durant cet épisode (pour rappel, ce sont des notes 😉), ainsi que différents liens et ressources utiles pour approfondir votre réflexion.

Ecouter l’épisode

Avant-propos

Pourquoi est-ce que l’on a choisi d’aborder ce sujet ? La majeure partie des personnes à qui l’on explique notre métier en ont une image assez fausse. Il nous arrive donc souvent de décrire nos journées et semaines types. Rapidement la question que l’on nous pose est : comment faites-vous pour travailler efficacement, sans rien oublier ?

Ce qui est intéressant dans cet épisode, c’est :

1. qu’il fait le pont avec un grand nombre de sujets déjà abordés dans d’autres épisodes du podcast ;
2. que les bonnes pratiques que l’on a donné dans cet épisode s’appliquent quels que soient vos métiers.

Les intervenants sur cet épisode de podcast sont donc :

• Gwen, chef de projet social media Ouest Digital
• Bryan, co-fondateur Ouest Digital

Axe 1 – Organiser son temps : les fondamentaux

Pour une entreprise qui souhaite se lancer sur les réseaux sociaux (ou qui est déjà présente mais qui ne communique pas), commencez par formaliser sa stratégie social media.

« La plupart des personnes pensent que ça ne sert à rien de faire une stratégie claire et écrite. Beaucoup nous disent qu’ils ont tout en tête. C’est une mauvaise idée car cela ne permet d’aligner l’ensemble de l’équipe sur le projet social media. » – Bryan

Ensuite, afin de pouvoir décliner sa stratégie de façon opérationnelle, il faut : 

« On a le temps de s’occuper de ses réseaux sociaux. Mais c’est comme tout, il faut prendre le temps ! » – Bryan 

La question du temps revient très vite quand on parle de notre métier. Le nombre de fois où l’on a pu entendre « Non mais vous rigolez, ça prend 5 – 10 min de faire un post sur les réseaux sociaux ! ». Et bien entendu, à chaque fois ça nous fait (sou)rire 😉 

Nous savons très bien que ce genre de remarques est plutôt lié à une méconnaissance de notre métier, plutôt qu’à un jugement.

« Je pense que ce qui est important, c’est de découvrir la face immergée de l’iceberg. C’est-à-dire ce que représente la production d’une publication sur les réseaux sociaux. » – Bryan

💡 Produire un post, c’est :

1️⃣ Trouver une idée. Soit grâce à son expérience, à sa veille que l’on fait ou aux échanges avec le client ; 

2️⃣ Positionner la publication sur le planning édito. Choisir le meilleur moment de la semaine/du mois pour en parler ; 

3️⃣ Définir un objectif, puis un angle et le meilleur format pour en parler. Chaque publication doit avoir un seul objectif. L’angle permet de savoir comment est-ce que l’on va traiter une information choisie ; 

4️⃣ Définir si l’on va sponsoriser la publication ou non. Si une publication est sponsorisée, il est important de réfléchir aux contraintes en amont car une publication sponsorisée ne se réfléchit pas de la même façon qu’une publication simple ; 

5️⃣ Faire valider l’idée au client. Il est important quand le sujet ne vient pas d’un échange fait avec le client, de lui faire valider le sujet avant de commencer à produire la publication. Sinon, il y a un risque de prendre le temps de produire un contenu qui ne plaira peut-être pas au client ; 

6️⃣ Produire le contenu : 

• Organiser la remontée d’information
• Créer le visuel/la vidéo qui illustrera la publication en s’appuyant sur les maquettes ; 
• Rédiger le texte d’accroche.

7️⃣ Envoyer la publication au client pour validation, le relancer et échanger avec lui au téléphone si besoin ; 

8️⃣ Traiter les demandes de correction ; 

9️⃣ Et une fois que tout est ok, on peut programmer la publication.

« La bonne pratique pour se rendre vraiment compte du temps que ça prend, c’est de tracker son temps ! » – Bryan

En effet, le fait de pouvoir décomposer une action en plusieurs tâches, avec le temps associé à chacune d’entre elles, permet d’être plus crédible lorsque l’on explique pourquoi vous avez besoin de X heures.

« Pour optimiser son temps, il faut déjà avoir conscience du temps que prend chaque tâche qui composent une action. » – Bryan

Axe 2 – Conseils et astuces pour optimiser son temps (peu importe son métier)

« La première chose à avoir en tête, c’est d’organiser des blocs de travail par type d’action. Par exemple sur la partie réseaux sociaux, c’est de dissocier la réflexion de la production » – Bryan

Les bonnes astuces pour optimiser son temps : 

1️⃣ Dissocier la partie réflexion de la partie production : 

• Dans la partie réflexion on choisit un sujet à traiter par format. On va donc faire le point sur les actualités, récupérer les infos utiles, on réfléchit aux périodes les plus adaptées… L’objectif ici c’est de préparer tous les sujets sur son planning édito pour le mois à venir.
• Dans la partie production on fait la création visuelle, on rédige les accroches des publications et on fait valider les publications au client.

2️⃣ Avoir des blocs de temps de travail : 

Autrement dit, il faut avoir des créneaux dédiés et se mettre dans une bulle pour pouvoir travailler en profondeur. Evitez à tout prix les distractions et les interruptions pour être efficace et productif.

Avant de vous lancer dans une tâche, vous pouvez vous fixer un temps limité (le point 3. vous aidera à mieux estimer ce temps). C’est un très bon moyen pour optimiser son travail.

« Ce que je fais pour être efficace sur une action exigeante, c’est que je coupe toutes mes notifications, je ferme mes mails et je mets mon téléphone en mode avion pour être 100% focus sur ma tâche. Je fais en sorte de n’avoir aucune distraction. » – Bryan

La place fondamentale du travail en profondeur sur l’optimisation du temps a été synthétisée dans un ouvrage de référence : “Deep Work” de Cal Newport (que l’on vous encourage à lire si ce sujet est un enjeux pour vous aussi 😉) 

3️⃣ Mesurer son temps : 

Tracker son temps permet de prendre conscience du temps nécessaire à réaliser une action. Mais également de décompenser une tâche en différentes actions. 

Et cela nous rendra ainsi plus crédible lorsque l’on explique pourquoi il faut 2h pour réaliser une tâche.

4️⃣ Documenter son travail :

Il est important de documenter toutes ses tâches récurrentes mais non fréquentes, pour gagner du temps quelques mois plus tard quand on se retrouve de nouveau à devoir faire cette tâche. En quelque sorte, vous écrivez pour le vous “du futur” pour lui faire gagner du temps.

« Autre point important : documenter ce que l’on fait. Surtout pour les tâches récurrentes mais non fréquentes (que l’on fait une fois par mois ou par trimestre). » – Bryan

C’est également important pour les tâches collectives. Cela permet à nos collègues de pouvoir gérer une tâche importante en notre absence et/ou d’être tous alignés sur la même façon de faire (et donc sur la qualité).

« Ce qu’il ne faut absolument pas faire, c’est se dire qu’on rédigera une doc quand on aura le temps. Il faut voir la doc comme un investissement. » – Bryan 

Axe 3 – Conseils et astuces pour optimiser son temps pour les réseaux sociaux

Côté réseaux sociaux, l’erreur est de gérer ses réseaux sociaux “quand on a le temps”. Cela revient à ne jamais le faire, parce qu’on aura jamais le temps.

Il est préférable d’avoir une personne identifiée avec un temps dédié, qui centralise, coordonne et pilote l’animation des réseaux sociaux.

Il est aussi pertinent de créer des rituels pour gérer ses réseaux sociaux : lundi (planifier), mardi (produire), mercredi (modérer), etc. L’avantage de cette méthode c’est qu’elle créé des blocs de travail par type de tâches, comme nous en parlions précédemment. Cela consistera par exemple à créer vos contenus en lot, c’est à dire à rédiger et produire vos publications à la chaîne, en série.

« Si jamais une entreprise se rend compte qu’elle n’a pas le temps de gérer ses réseaux sociaux en interne, elle peut toujours externaliser (sous-traiter). » – Gwen 

Deux possibilités s’offrent à vous pour la gestion de vos réseaux sociaux :

1. internaliser en appliquant les conseils que l’on vous a donné 😉 

✅ Les atouts de l’internalisation sont :

• l’investissement humain et matériel sur le long terme ; 
• la maîtrise de l’environnement de l’entreprise ; 
• l’adaptation des process ; 
• la réactivité (le matin pour le soir). 

2. externaliser cette gestion à une agence ou une personne en freelance.

✅ Les atouts de l’externalisation sont :

• la réduction et la maîtrise de ses coûts directs et indirects ; 
• la flexibilité sur le fait de pouvoir stopper et/ou ajouter nouvelles missions dans la prestation ; 
• l’expertise et la formation continue de votre prestataire ; 
• le confort de ne pas avoir à s’en occuper.

Peu importe la solution que vous retenez (internaliser ou externaliser), 2 conseils clés :

1. essayez de faire les choses d’abord par vous même pour comprendre comment se décompensent les tâches et estimer le temps passé. Ce sera plus facile pour vous entourer par la suite ;
2. gardez à l’esprit que la/les personne(s) en charge de vos réseaux sociaux sera le porte parole de votre entreprise.

« L’un des points les plus importants quand on cherche à optimiser son temps, c’est de voir sur le long terme ! » – Bryan 

Pour conclure ce sujet

Les maîtres mots pour optimiser son temps pour gérer ses réseaux sociaux : 

Enfin, voici une checklist qui recense les différentes astuces pour optimiser son temps sur les réseaux sociaux 😉

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<img src="https://www.keepitsimple.fr/wp-content/uploads/2021/03/astuces-optimiser-temps-reseaux-sociaux-683x1024.png" alt="Infographie - La checklist pour optimiser son temps pour gérer ses réseaux sociaux - © Agence Ouest Digital" />
Source: <a href="https://www.keepitsimple.fr/optimiser-temps-reseaux-sociaux-974876">Keep it Simple - Optimiser son temps pour gérer ses réseaux sociaux (Le pOD, épisode #15)</a>

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Transription de l’épisode

[Gwen] Bonjour et bienvenue sur LePod, le podcast qui décortique les problématiques des médias sociaux avec une dose de stratégie proposée par l’agence de Community Management Ouest Digital. Durant une vingtaine de minutes, nous échangeons ensemble sur les métiers liés à la communication digitale, savoir-faire, conseils, bonnes ou même mauvaises pratiques du métier. On se dit tout et on partage nos approches, nos trucs et astuces pour être le plus efficace au quotidien.

Dans l’épisode d’aujourd’hui, je suis accompagnée de Bryan et nous allons vous parler d’organisation. Comment gérer la communication sur ses réseaux sociaux et surtout, comment optimiser son temps pour être efficace. Un dernier mot avant de vous laisser avec l’épisode.

Si ce podcast vous plaît, pensez à vous abonner sur votre plateforme d’écoute préférée pour être sûr de ne rater aucun épisode. Allez, je vous laisse avec l’épisode, c’est parti ! Bonjour et bienvenue dans ce quinzième épisode du Pod.

Cela faisait longtemps que l’on n’avait pas abordé un sujet organisation. Aujourd’hui, nous allons parler de gestion du temps et d’organisation quand on gère les réseaux sociaux pour une marque. Je suis avec Bryan aujourd’hui.

[Bryan] Bonjour Gwen, bonjour à toutes et tous. [Gwen] Pour ce sujet, nous sommes tous les deux. Pourquoi est-ce qu’on a décidé d’aborder ce sujet ? La majeure partie des personnes à qui l’on explique notre métier ont une image assez fausse de notre métier.

Lorsqu’on en discute avec eux, qu’on leur décrit nos journées assez rapidement, les personnes nous posent souvent la même question, c’est comment faites-vous pour travailler efficacement et sans rien oublier ? En effet, lorsqu’on travaille en agence sociale-média comme nous, on ne gère qu’une seule chose au quotidien, c’est les réseaux sociaux, mais on le fait pour plusieurs marques, donc nos clients. Et autant vous dire qu’on est souvent interrompus dans notre travail.

Bref, comme d’habitude, on va vous expliquer tout ça en toute simplicité, avec nos conseils et surtout nos astuces. C’est parti ?

[Bryan] C’est parti. [Gwen] Tout d’abord, est-ce que tu pourrais nous dire un petit peu, Bryan, pour une entreprise qui souhaite se lancer sur les réseaux sociaux ou qui est déjà présente mais qui ne s’en occupe pas vraiment, par quoi commencer, tout d’abord ? [Bryan] Tout d’abord, on commence déjà par définir sa stratégie réseau-sociaux. Ça, on en a parlé dans le tout premier épisode du POD, donc je vous invite à le réécouter. La stratégie réseau-sociaux, c’est la base de tout, c’est un peu ce document de référence qui va permettre de savoir pourquoi on va sur les réseaux sociaux, pour faire quoi, pour atteindre quel objectif, à qui on s’adresse, qu’est-ce qu’on va suivre comme indicateur de performance pour savoir si ça fonctionne, et puis comment on s’organise, quels outils on utilise, etc., qu’est-ce qu’on publie. C’est un peu la base, c’est vraiment ce document de stratégie qui, souvent, on va être très honnête, il y a très peu d’entreprises qui vont formaliser ça. La plupart des personnes pensent que c’est dans leur tête, donc ça suffit. Je pense qu’il faut vraiment prendre le temps d’écrire ça, d’avoir un document qui est partagé à l’ensemble de l’équipe réseaux sociaux, et même à l’équipe communication marketing, pour qu’on soit bien tous alignés sur les mêmes objectifs et la même façon de travailler.

Ça, c’est vraiment le point clé, on en parle plus en profondeur dans le premier épisode, donc je ne vais pas trop revenir dessus.

[Gwen] On remettra le lien dans la note de podcast. [Bryan] Après, une fois qu’on a la stratégie, il y a des éléments qui sont tout assez importants, c’est de décliner cette stratégie d’un point de vue opérationnel, et donc d’acquérir les outils dont on a besoin pour travailler correctement et efficacement. On va en reparler. Utiliser les maquettes qu’on a créées dans la stratégie.

Les maquettes, on en parlait dans l’épisode 13 du pod, donc je vous invite aussi à les réécouter. Ça va vraiment être sur la phase opérationnelle, la phase production et animation au quotidien. Voilà un petit peu ce qu’il faut savoir pour se lancer sur les réseaux sociaux.

La strata, la feuille de route, et puis après l’opérationnel, le quotidien.

[Gwen] Très bien. Est-ce qu’on pourrait parler du temps un petit peu ? Parce que ça, c’est un peu le nerf de la guerre, c’est combien de temps ça prend ?

Est-ce qu’une entreprise a le temps nécessaire en interne ou les compétences pour s’en occuper ?

[Bryan] Par défaut, je pense qu’on a le temps de s’occuper de ses réseaux sociaux, mais il faut prendre le temps. [Gwen] C’est comme tout ça. [Bryan] On a très souvent des échanges avec des clients qui veulent internaliser et donc qui veulent avoir la compétence chez eux et qui se rendent compte qu’en fait, faire un poste, ça ne prend pas 5 minutes ou 15 minutes. Alors certains, oui, ils sont assez rapides, mais il faut avoir à l’esprit que faire une publication sur les réseaux sociaux, faire une bonne publication sur les réseaux sociaux, ça ne se fait pas en 5 minutes. Ce n’est pas possible.

Et je pense que quand on nous dit, non mais vous rigolez, ça prend 5-10 minutes à faire un poste, je pense que c’est plus lié à une méconnaissance du métier plutôt qu’un jugement. On ne juge pas le fait qu’on ne travaille pas suffisamment rapidement, c’est juste que la plupart des personnes ne comprennent pas vraiment comment se produit un contenu sur les réseaux sociaux. Et donc, je pense que ce qui est important, c’est vraiment de comprendre comment ça se construit, et donc de comprendre un petit peu la face immergée de l’iceberg sur la question du temps que représente la production d’un poste.

Et je pense que pour ça, il y a un premier point, une première astuce qui est importante et qui n’est pas forcément connue en entreprise, si elle est connue, mais les gens ne sont pas toujours à l’aise avec ça, c’est de traquer son temps, c’est de mesurer le temps qu’on passe à réaliser une action. Alors c’est sûr qu’il y a des personnes qui vont trouver, quand on dit ça, que c’est une injonction au productivisme, il y a des personnes qui vont nous dire « si on commence à mesurer notre temps, ça veut dire qu’on va mettre le chrono et on va devoir essayer de s’assurer que pour produire un poste, on passe à plus de 30 minutes ». Ce n’est pas ce que je veux dire, je ne veux pas qu’on pense qu’on doit être chronométré et puis on doit tout faire rentrer dans un temps record.

Le fait de mesurer son temps, ça permet de prendre conscience du temps que représente une action. Il faut vraiment le voir plutôt comme ça et en prenant conscience du temps que prend une action, ça permet aussi de décomposer les différentes tâches pour produire un poste. On en a déjà souvent parlé, mais produire un poste, ça nécessite beaucoup de choses.

D’abord, il faut trouver l’idée. Comment on trouve l’idée ? On fait de la veille, on s’inspire de ce qui se fait dans le secteur ou chez les concurrents.

Ensuite, on va essayer de réfléchir à quelle date on va prendre la parole sur le sujet, qu’est-ce qui est plus cohérent. Pour ça, on va utiliser un planning édito. Je vous renvoie aussi sur un épisode qu’on a déjà fait sur le planning édito.

Ensuite, son poste, avant de le produire, on va réfléchir à l’objectif, à qui on veut parler, l’angle et le format qui en découle. On va réfléchir aussi, est-ce que ce contenu-là a la vocation à être sponsorisé ? Parce que ça va jouer sur le format.

En son temps, on parlait beaucoup sur Facebook d’attention, si on veut valoriser un poste en sponso, il ne faut pas qu’il y ait plus de 20% de textes. Ce n’est plus vrai maintenant, mais ça avait un impact au moment de la conception du poste. Rien que les actions que je viens de lister là, ça peut prendre déjà 15-20 minutes, même une demi-heure si on n’a pas l’habitude.

Et on n’a pas encore commencé à produire. Après, il faut faire valider le principe au client, il faut lui expliquer, il faut défendre un peu son point de vue. Puis après, une fois qu’on est d’accord, on va produire le contenu, on va collecter les infos, on va organiser la remontée d’infos, on va rédiger le contenu, faire son visuel, l’envoyer au client, relancer le client pour qu’il nous valide, traiter les demandes de correction, programmer.

On voit vite, quand on mesure son temps, on voit vite que finalement, c’est très compliqué de faire les choses aussi rapidement. C’est un premier point que je veux que les gens aient à l’esprit. Pour optimiser son temps, il faut d’abord avoir conscience du temps que prennent chacune des actions qu’on réalise au quotidien.

Essayer de décomposer une action en plusieurs tâches et d’avoir un peu conscience de ce que ça représente. L’intérêt aussi, quand on sait combien de temps dure une tâche, on est beaucoup plus crédible en interne. Souvent, on a en interne la fameuse question de « Tiens, il faudra qu’on fasse ça, t’en as pour combien de temps ?

» Si on répond « J’en ai pour 2h », souvent les personnes qui ne connaissent pas notre métier vont dire « Quoi ? Mais 2h ? Mais attends quand même, c’est beaucoup plus rapide que ça !

» Le fait d’être capable de concevoir toutes les actions qui ont à mener pour réaliser une action, ça permettra aussi d’être plus crédible et d’expliquer pourquoi ça prend 2h. Je pense que c’est vraiment important d’avoir ça à l’esprit, c’est décomposer ce qui fait partie d’une tâche et vraiment être capable de savoir combien ça prend de temps au quotidien.

[Gwen] Est-ce que tu aurais d’autres astuces, conseils dans le process ? [Bryan] Je pense qu’il y a un point qui est clé, et c’est marrant parce qu’hier avec Marlène, on était avec un client et elle l’a redit. Pour nous c’est tellement évident. Il y a un premier point clé, c’est de dissocier la réflexion de la production.

Qu’est-ce que ça veut dire ? Je réfléchis à ce que je vais dire, à quel moment c’est le plus opportun, sous quel ton, pour quelle cible, etc. Je réfléchis à ce que j’ai envie de raconter.

Ensuite, une fois qu’on est OK avec le client, je vais aller sur la phase de production. Vraiment de dissocier ce temps-là. Je trouve que ça c’est un point qui est clé et ça permet d’organiser son temps.

Je conçois mon planning édito et une fois qu’on est bien au clair sur les 3-4 prochaines semaines, je vais me caler un temps pour produire le contenu. C’est le premier conseil, la première astuce que je peux donner aux gens qui nous écoutent. La deuxième astuce, qui découle un peu de la première, c’est de s’organiser avec des blocs de temps, des blocs de travail.

Si je reviens à l’exemple précédent, je vais avoir un bloc de temps qui sera dédié à la réflexion et un bloc de temps qui sera dédié à la production. On peut même aller plus loin, avoir un bloc de temps qui est dédié à la validation auprès du client et un bloc de temps qui est dédié à la programmation des contenus. Avoir des blocs de temps, c’est intéressant parce que ça permet de se mettre un peu dans une bulle et de se dire que je me prends une demi-heure ou une heure pour ne faire que ça, que de la production.

[Gwen] C’est certain, si on fait 5 minutes par-ci, 5 minutes par-là, on n’est pas efficace. C’est forcément plus brouillon parce qu’en agence, on passe d’un client à un autre. Si, en plus, on travaille pour plusieurs clients en même temps, je ne suis pas sûre du rendu qualitatif du travail derrière. [Bryan] Il faut se dire que quand on se dit « je passe une heure à faire de la production », notre cerveau est vraiment focus sur produire. Produire, c’est rédiger, faire un visuel, etc. On est donc beaucoup plus efficace.

C’est marrant parce que, pour revenir là-dessus, j’ai terminé récemment un bouquin qui théorise un peu tout ça qui s’appelle « Deep Work » qui explique assez bien ce principe de se créer des blocs de temps et surtout d’éviter d’être interrompus. Quand je fais de la production, je me fixe un temps donné, une heure par exemple, et pendant une heure, je ne fais que ça. Ça veut dire quoi ?

Ça veut dire que je n’envers pas mes mails, je coupe mes mails, je n’ai même pas mes mails qui sont verts, je coupe toutes les notifications Slack, je coupe même mon téléphone, je me mets en mode avion, et je mets mon casque pour être dans ma bulle. Et j’entends rien. Je suis 100% focus sur l’action que j’ai à réaliser.

Ça évite les distractions, ça évite les interruptions, et donc ça permet d’être beaucoup plus productif. L’idée, ce n’est pas d’en faire plus dans une journée. L’idée, c’est de tout faire rentrer dans une journée.

Donc, on a 7 heures de boulot dans une journée, il faut qu’on soit capable de tout faire tenir. Si on commence à se disperser, à ne pas avoir de bloc de temps comme ça dédié à des actions bien spécifiques, on papillonne, on passe d’une tâche à l’autre, on n’est pas 100% concentré, et du coup, au lieu peut-être de produire 5-6 posts en une heure, on va en produire un ou deux. Entre temps, on a eu deux coups de téléphone, son collègue nous a posé une question, et forcément, à la fin de la journée, qu’est-ce qui se passe ?

On a l’impression d’avoir rien fait. Et ça, c’est vraiment très critique. Donc ça, c’est vraiment la deuxième astuce, c’est avoir des blocs de temps et de se mettre dans une bulle.

Chacun est différent. Je connais des personnes qui n’ont pas besoin d’avoir un casque pour être isolé et être dans leur bulle. Moi, j’en ai besoin.

Je dirais qu’il faut avoir ça à l’esprit, c’est qu’on se met dans une bulle, on se met un bloc de temps dédié et on évite à tout prix des distractions. Et puis, je dirais qu’il y a la troisième astuce sur la mesure du temps, qui est essentielle, on en a beaucoup parlé. Et je dirais que la quatrième astuce, c’est pareil, c’est pas quelque chose qui est…

Quand j’en parle à nos clients, ils trouvent ça évident, mais personne ne le fait, c’est comme mesurer son temps. C’est l’importance de documenter ce qu’on fait. On en a déjà parlé souvent dans les épisodes, mais en fait, documenter ce qu’on fait, surtout pour les tâches qui sont récurrentes mais non fréquentes.

C’est quoi une tâche récurrente mais non fréquente ? C’est une tâche qui revient tous les mois, par exemple. C’est récurrent, c’est tous les mois, mais c’est pas fréquent.

On a aussi des tâches qui sont, par exemple, tous les trimestres. Et ça, je pense que c’est important de pouvoir les documenter parce que ça permet d’écrire pour le nous du futur comment on va mener une action. Quand on fait ça, peut-être qu’on va passer un peu de temps au démarrage à documenter ce qu’on fait.

Moi, par exemple, j’ai une tâche qui m’explique tous les mois comment faire le reporting pour nos clients. Oui, au début, j’ai pris un peu de temps à écrire mon process. Mais maintenant, je suis hyper rapide et hyper efficace, pourtant je le fais qu’une fois par mois.

C’est hyper important d’avoir ça et c’est ça aussi qui permet d’optimiser son temps pour gérer les réseaux sociaux de nos clients. Après, la documentation n’est pas très répandue parce qu’il y a beaucoup de personnes qui se disent que le temps que je vais passer à écrire, c’est du temps que je ne passe pas à faire mon travail.

[Gwen] C’est vrai que nous, à l’agence, on est hyper partisans de bien faire dès le début pour gagner du temps par la suite. Et puis, au-delà de se rendre service à nous-mêmes, c’est qu’un jour, peut-être qu’on va être malade, mais il y a une tâche qui va devoir être faite pendant qu’on ne sera pas là, impérativement. Donc, c’est quelqu’un d’autre qui va devoir le faire à notre place.

Et si on n’a pas documenté, cette autre personne va, elle pour le coup, passer beaucoup plus de temps que si on l’avait fait nous-mêmes.

[Bryan] C’est vrai que c’est le deuxième intérêt de la doc, c’est quand on travaille dans une équipe. Et ce n’est pas pour rien, d’ailleurs, que les développeurs vont documenter toujours leur code. Il y a une raison particulière, c’est pour le « e » du futur, mais c’est aussi quand un autre dev va reprendre le code en question.

Mais en fait, c’est la même chose pour les réseaux sociaux. Moi, je pense que c’est important de pouvoir documenter. Et donc, il ne faut pas se sentir coupable de passer une demi-heure à documenter une action dont on sait qu’on aura à la réaliser toutes les semaines ou tous les mois.

Je pense que c’est un gain de temps dans la durée qui est conséquent. Il faut vraiment le voir, la doc, comme un investissement. C’est vrai que ce n’est pas forcément très bien répandu, ça n’a pas toujours très bonne réputation en entreprise.

Mais moi, je pense que la culture de l’écrit, ça permet à une entreprise d’être efficace et d’optimiser son temps, qui est le sujet de notre épisode. L’autre problème aussi par rapport à la doc, c’est que quand c’est écrit, ça veut dire que quand il y a une erreur, on va vite retrouver le coupable. Et je pense que c’est ça qui pose problème à beaucoup d’entreprises.

Il y a beaucoup de personnes qui n’assument pas ce qu’elles écrivent et elles ont peur qu’on leur tombe dessus si quelque chose ne fonctionne pas. Moi, je pense qu’il faut un peu se libérer de tout ça. Quand on a donc documenté quelque chose et que ce n’est pas forcément bien documenté ou qu’il y avait une erreur au démarrage, il faut l’assumer.

Puis on le corrige et on repart correctement. Pour moi, ce n’est pas un problème. Je pense que ça dépend aussi beaucoup de la posture managériale en entreprise.

Est-ce qu’on fait une chasse sorcière des coupables ou est-ce qu’on est plutôt dans l’accompagnement des équipes ? Pour moi, c’est la quatrième astuce. C’est la doc qui est vraiment essentielle pour optimiser son temps sur les réseaux sociaux.

[Gwen] Carrément. J’ai une amie qui fait à peu près le même métier que nous, mais chez l’annonceur. Elle est chargée de com.

Elle a des missions très diverses et variées. Elle m’a posé la question plusieurs fois et je voulais avoir ton avis sur ça. Mon manager ne voit pas trop l’intérêt de passer beaucoup de temps à s’occuper des réseaux sociaux pour notre marque.

Comment est-ce que je pourrais le convaincre pour qu’il l’autorise à se libérer du temps pour s’occuper de ça ?

[Bryan] En fait, il y a un point qui est clé là-dedans. C’est surtout d’éviter le concept de « je vais gérer mes réseaux sociaux quand j’aurai un peu de temps ». On a encore vu le cas hier avec un client.

Ça fait deux ans qu’on les accompagne et ils nous disent qu’on va le faire quand on aura un peu de temps dans notre planning.

[Gwen] Le truc de ça, c’est que ça passe toujours à la trappe. [Bryan] Si c’est mis en bout de chaîne, ça ne sera jamais fait. Il faut se caler des blocs de travail. Ce que je peux lui recommander, c’est d’essayer de faire en sorte que dans la semaine, elle ait une heure ou deux heures ou même deux blocs de deux heures.

Un bloc le lundi, un bloc le jeudi, en fonction de son emploi du temps. Ce qui est dédié à s’occuper des réseaux sociaux, à répondre aux messages privés, à répondre aux commentaires et puis aussi à réfléchir à son planning édito et à produire les contenus. C’est vraiment essentiel.

Ce n’est pas ça qui va convaincre son manager d’aller sur les réseaux sociaux. Je pense qu’on pourra y revenir sur un épisode dédié sur quel est l’intérêt pour une marque. Si ça peut l’aider à intégrer ça dans son planning, c’est vraiment d’avoir des blocs de temps dédiés.

Rien que ça, ça va lui donner un peu de souplesse dans l’animation de ses réseaux.

[Gwen] Il y a aussi ce que tu disais tout à l’heure sur le fait de traquer son temps pour faire prendre conscience à son chef du temps qu’il y passe. [Bryan] Comme je le disais, souvent, gérer les réseaux sociaux, ça peut avoir un peu mauvaise presse en entreprise. C’est un peu dur de dire ça parce que c’est quand même de moins en moins vrai, mais on a encore des personnes en entreprise qui pensent, comme je le disais tout à l’heure, que faire un poste, ça prend 15 minutes. Il faut être à l’aise avec ça.

Si votre manager réagit comme ça, ce n’est pas qu’il va mal vous juger, c’est juste qu’il ne comprend pas vraiment ce que vous faites. C’est important aussi d’être pédagogue et d’expliquer ce que ça implique d’être sur les réseaux sociaux et toutes les actions que ça va nécessiter. Le fait d’avoir des blocs de temps, mais en plus de mesurer son temps et d’être capable d’expliquer ce que ça représente de modérer des commentaires, d’avoir une charte de modération, de répondre à des messages privés, de produire un poste et ce que ça implique derrière.

Je pense que c’est un très bon moyen aussi d’éduquer les personnes qui vont vous manager ou même vos clients sur pourquoi ça vous prend autant de temps à gérer les réseaux sociaux.

[Gwen] On y reviendra, je pense, dans un prochain épisode. [Bryan] Oui, sur l’intérêt pour une marque. [Gwen] Ça me parait être un bon sujet. [Bryan] Même si aujourd’hui, on va être honnête, je rencontre de moins en moins de personnes qui ne comprennent pas l’intérêt d’être sur les réseaux sociaux. Mais on y reviendra, parce qu’il y a encore des idées. [Gwen] Très bien. Est-ce que tu aurais des erreurs à ne pas commettre, à l’inverse ? [Bryan] L’erreur, c’est ce que je disais tout à l’heure, c’est de gérer ses réseaux sociaux quand on a le temps. La semaine dernière, on était chez une nouvelle cliente et je lui ai beaucoup répété, parce qu’elle veut internaliser, elle veut gérer elle-même ses réseaux sociaux, pas forcément elle-même, mais son équipe. Elle a tout à fait raison, vu le profil de l’entreprise.

Je lui ai beaucoup répété, attention, pour que ça fonctionne, il vous faut une personne dédiée. Pas forcément qui va faire toute la production de contenu, mais une personne qui centralise les infos, qui coordonne, qui pilote le projet. Elle m’a dit, oui, pas de problème.

Quand on est allé la voir, je lui ai dit, ça sera qui la personne dédiée ? Elle m’a dit, ça sera moi. C’est la dirigeante de l’entreprise.

Comment vous allez intégrer ça dans votre planning ? Elle m’a dit, sur du temps invisible, quand je suis dans le train ou quand je suis entre deux réunions. Il faut vraiment se dire que ça, c’est une grosse erreur.

Parce que faire ça quand on a le temps, ça veut dire ne jamais le faire, parce qu’on n’aura jamais le temps. Il faut se forcer, il faut se dédier des blocs dans son planning et se dire, j’ai une heure pour m’occuper de mes réseaux. Le lundi, par exemple, c’est réfléchir à ma semaine.

Le mardi, c’est produire. Le mercredi, c’est répondre aux commentaires. Il faut s’astreindre à avoir un bloc de temps dédié dans son planning.

Pour moi, s’il y a une erreur, c’est celle-là. C’est de se dire qu’on le fera quand on aura le temps. Parce qu’au final, on ne le fait jamais.

[Gwen] Je pense à une autre erreur aussi, mais là, ce n’est pas lié au temps, c’est plus lié à la compétence. C’est les marques qui se disent, on va prendre une petite stagiaire pour s’occuper des réseaux sociaux parce qu’elle a 18 ou 20 ans, elle baigne là-dedans et forcément, elle saura trop bien le faire. [Bryan] Là, c’est vrai que ça dépasse le cadre du temps, mais pour moi, c’est aussi une erreur. Ce n’est pas forcément une erreur si la personne est encadrée, mais le problème souvent qui vient en entreprise, c’est que les personnes sont un peu laissées seules dans leur coin parce qu’on pense que comme ce sont des milléniaux, c’est qu’elles ont l’habitude, ces personnes-là, d’utiliser les réseaux sociaux. Du coup, ça ne va pas être bien compliqué.

Effectivement, d’un point de vue technique, je pense qu’une personne qui a 18 ou 20 ans, elle va s’en sortir d’aller sur les réseaux. Le problème, c’est que les marques négligent dans ces cas-là l’importance que ça représente d’être sur les réseaux. Donc, on va confier la prise de parole sur les réseaux à une personne qui ne maîtrise peut-être pas les codes de la marque, le ton, l’ADN, etc.

Il faut avoir à l’esprit que quand une personne va gérer le community management d’une marque, la présence sur les réseaux sociaux, elle va en être le porte-parole de la marque. C’est comme si demain, on envoyait à la télé un porte-parole pour répondre aux questions des médias et qu’on envoyait une stagiaire. Est-ce que c’est une bonne idée d’aller faire porter la parole de l’entreprise à une personne qui découvre le métier ?

Peut-être que d’un point de vue technique, avec ce qu’elle aura appris à l’école, elle arrivera à s’en sortir. Mais par contre, maîtriser le fond du sujet, maîtriser le discours de la marque, maîtriser le positionnement éditorial, les choses à dire et à ne pas dire, les sujets touchy, etc. On ne peut pas forcément le donner à une personne qui a très peu d’expérience.

Ça peut fonctionner, mais dans ces cas-là, il faut qu’il y ait un encadrement très fort et un encadrement par une personne qui comprend comment fonctionnent les réseaux sociaux. Ça, c’est vraiment quelque chose qui est clé. L’erreur aussi, tu as raison, c’est quand même assez lié au temps.

Souvent, les entreprises se disent « je n’ai pas le temps de gérer mes réseaux sociaux, je vais prendre quelqu’un en stage pour le faire ». Pourquoi pas ? Mais attention, cette personne-là doit être encadrée par une personne qui comprend très bien comment fonctionnent les réseaux sociaux et qui comprend surtout l’incidence.

[Gwen] Pour une entreprise qui se rend compte, après tout ce qu’on vient de dire, que c’est un enjeu fort et qu’ils n’ont pas le temps de le gérer en interne, il y a encore une possibilité qui s’offre à eux ? [Bryan] Oui, c’est ce que nous faisons, ce qu’on appelle l’externalisation ou aussi appelée la sous-traitance. Je vais confier un service de mon entreprise à un prestataire. Ça aussi, c’est une autre possibilité.

Plutôt que d’internaliser, on va externaliser, on va sous-traiter. Ça a d’autres avantages, ça a aussi des inconvénients, mais ça a aussi des avantages. Je dirais qu’il y a deux avantages clés.

D’abord, c’est la maîtrise des coûts. Quand tu sous-traites, tu sais combien ça te coûte tous les mois et c’est toujours la même chose à partir du moment où le périmètre est constant. Pour une entreprise, c’est quand même confortable.

Quand on recrute, la maîtrise des coûts, c’est plus difficile. Il y a le salaire, il y a l’encadrement, il y a l’achat des outils, il y a l’achat du matériel, il y a la formation continue, il y a la gestion des congés. Ça peut être vite compliqué.

Je dirais que la maîtrise des coûts, c’est quand même un point qui est clé dans le fait de sous-traiter. Et puis, je dirais aussi que le deuxième point clé, c’est la flexibilité. Quand on recrute, si demain on veut arrêter d’être présent sur les réseaux sociaux, ça veut dire qu’il faut se séparer d’une personne.

Et ça, c’est pas forcément facile. A l’inverse, quand on travaille avec une agence, si on veut arrêter d’aller sur les réseaux sociaux, une fois que le contrat est arrivé à l’échéance, on peut arrêter. L’inverse, c’est aussi vrai.

Si par exemple, on veut rajouter des missions, c’est facile de rajouter des missions à une agence, parce que généralement, il y a une équipe derrière. On ne va pas se brider. Alors que quand on a recruté une personne, si on veut lui rajouter des missions, si la personne n’a plus de temps dédié ou alors qu’elle n’a pas les compétences, ça va être plus compliqué.

Donc, la flexibilité, ça peut être aussi un argument. Et puis après, il y a aussi le savoir-faire à la fois technique et puis même l’expérience partagée. Quand on fait appel à une agence, on va travailler avec une équipe complémentaire avec plusieurs personnes qui ont des profils très différents.

On voit bien à l’agence, on a des personnes qui sont plutôt à l’aise, très à l’aise sur la publicité sur les réseaux sociaux, d’autres qui sont très à l’aise sur la gestion des plannings éditos, d’autres qui sont très à l’aise sur les reportings. Et donc, quand on travaille avec une agence, on n’a pas une personne, mais souvent, on en a deux, trois qui sont complémentaires. Et ça, je dirais que c’est un autre intérêt.

Je ne vais pas non plus dérouler trop sur la sous-traitance, parce qu’après, je ne veux pas non plus qu’on fasse l’apologie des agences et de la sous-traitance, même si c’est ce qu’on fait principalement.

[Gwen] C’était juste pour dire que c’était une option. [Bryan] C’est aussi une option qui a ses atouts. Maintenant, ça a quand même ses contraintes. Je pense que c’est important aussi que les gens en aient conscience.

Parfois, bosser avec une agence, il y a peut-être moins de réactivité. La réactivité, c’est du jour pour le jour. Nous, un client qui nous demande de faire quelque chose le matin pour le soir, c’est très compliqué.

Quand on est en entreprise, c’est un peu plus facile, même si c’est discutable. Je pense que c’est très discutable de faire ça en entreprise, mais c’est plus facile en entreprise. Avec une agence, c’est plus compliqué.

Je dirais qu’il y a des avantages et des inconvénients dans les deux cas. En tout cas, généralement, ce qui va faire en sorte qu’une marque se pose la question, c’est la question du temps. Je veux y aller, mais je n’ai pas forcément le temps ou j’ai conscience du temps que ça représente.

C’est très facile de recruter quelqu’un ou de sous-traiter quand on a conscience du temps que ça représente. Nous, on le voit, les meilleurs prospects qu’on a, ce sont les marques qui viennent nous voir en nous disant qu’on est déjà sur les réseaux sociaux, qu’on anime déjà nos réseaux sociaux et qu’on sait combien de temps ça leur présente. Une marque qui vient nous voir et qui nous dit qu’elle veut aller sur les réseaux sociaux mais qu’elle n’y est pas présente, pour moi, ce n’est pas un bon prospect.

Quand on va commencer à lui expliquer comment on travaille, le temps que ça représente et le budget que ça représente, elle ne va pas être mature. Elle va nous dire qu’elle n’avait pas imaginé ça. Je dirais que d’essayer de le faire soi-même d’abord, même si vous êtes dirigeante ou dirigeant, de se dire que je vais me faire des blocs de temps, je vais mesurer le temps que ça représente, etc.

C’est une très bonne façon après de se dire, est-ce que je dois internaliser ou externaliser ? Est-ce que je dois prendre, si j’internalise, quelqu’un à mi-temps, à temps plein, quelqu’un en stage, est-ce que je vais pouvoir l’encadrer ? Ou est-ce que je prends directement une agence parce que ça nécessite beaucoup de compétences ?

On parlait tout à l’heure des astuces, mais je pense que c’est une bonne manière de faire aussi, avant de vouloir accélérer sur cette partie-là, d’essayer de le faire soi-même et de mesurer le temps que ça représente. Je pense que c’est un très bon moyen d’être mature pour après recruter ou sous-traiter.

[Gwen] Est-ce que tu aurais une anecdote professionnelle à nous raconter en lien avec le sujet du jour ? Qui t’a fait vraiment prendre conscience de l’importance du sujet ? [Bryan] Comme d’habitude, je n’en ai pas une, mais deux. La première, je dirais que c’est sur la question de l’optimisation du temps. L’anecdote, là où j’ai vraiment pris conscience des choses, c’est quand on est passé de 1 à 2.

Quand j’étais tout seul, optimiser mon temps, ce n’était pas forcément très grave parce que je vendais mon temps à mes clients, mais si au lieu de travailler 7h par jour, je travaillais 10h par jour, ce n’était pas bien grave, c’était mon problème. Quand on passe à 2, ça devient un problème. On ne peut plus dire à une personne que ce n’est pas grave s’il passe 10h alors qu’on travaille 7h.

Là, ça commence à devenir problématique. Quand j’ai commencé à avoir des personnes avec qui on travaillait, quand je commençais à recruter, à avoir des collaboratrices, quand Marlène est arrivée, Marlène était notre première, maintenant Gwen était notre deuxième, ça m’a vraiment fait prendre conscience de l’importance de l’avoir à l’esprit, de comment optimiser son temps. Et c’est d’ailleurs, je ne sais pas si tu te souviens, au moment où tu es arrivée, où on a commencé à se dire maintenant il faut qu’on mesure notre temps.

Non pas pour savoir combien de temps vous travaillez par semaine, ce n’est pas ça moi qui m’intéresse, c’est combien de temps vous passez pour chaque action et donc est-ce que c’est vendu correctement, est-ce qu’on ne peut pas améliorer les choses aussi pour peut-être y passer moins de temps, est-ce qu’on ne peut pas fluidifier nos process, etc.

[Gwen] Et est-ce qu’on a encore du temps pour s’occuper d’autres clients ? [Bryan] Exactement, est-ce que demain, si on a un prospect, est-ce qu’on est en capacité de prendre ce prospect-là ? Donc la première anecdote, c’est le passage de 1 à 2. C’est clair qu’en 2018, j’ai vraiment pris conscience de l’importance de réfléchir à optimiser son temps.

Et la deuxième anecdote, c’était bien avant d’ailleurs que je me mette à mon compte, et là ça rejoint la question de la documentation, parce que j’avais déjà un peu senti cet enjeu de l’optimiser son temps, surtout des tâches qui reviennent souvent, mais qui ne sont pas fréquentes. Dans un de mes précédents postes, j’espère qu’on ne m’en voudra pas, mais moi ça m’avait vraiment marqué, c’était d’ailleurs un des points de fracture avec mon employeur, c’est que moi, tout de suite, j’ai voulu commencer à documenter des actions que je faisais régulièrement, mais pas souvent, parce qu’à chaque fois que je les faisais, je ne me souvenais plus comment il fallait faire. Je le faisais tous les trimestres, et à chaque fois je me disais, mince, comment je faisais ça déjà ?

[Gwen] Tu mettais du temps à te remettre dans le truc. [Bryan] Je me disais, là je passe deux heures à faire quelque chose, alors qu’en fait, si j’avais l’habitude, j’y passerais peut-être qu’une heure et demie, ou une heure. Et donc j’ai commencé à écrire, à documenter mes process, moi perso. Et quand je l’ai présenté ça à ma manager, elle a trouvé ça super, parce qu’elle avait compris l’intérêt, mais par contre mes dirigeantes, elles n’ont pas du tout compris, et elles ont eu une phrase qui m’a marqué, et c’est là où je pense que ça a eu un déclencheur, c’est, mais j’espère que tu n’as pas passé trop de temps à faire ça.

Alors que pour moi, c’était un investissement en temps. Pour moi, j’avais passé une heure à rédiger un process, pour peut-être gagner 15 minutes tous les mois derrière. Et donc c’était un investissement dans la durée.

Et même si j’ai essayé de l’expliquer, ça a été très mal compris, du coup j’ai arrêté de le faire, du coup à chaque fois que je refaisais une tâche récurrente et non fréquente, j’ai perdu un temps fou, ça m’énervait en plus, ça m’agressait, je n’étais pas du tout satisfait de mon travail. Et donc ça, ça m’a vraiment fait prendre conscience que c’est important, quand on cherche à optimiser son temps, d’avoir une vision de long terme. Ça, c’est vraiment quelque chose qui est clé.

Et vraiment, ça a été un point de bascule où je me suis rendu compte que finalement, optimiser son temps, ce n’est pas donné à tout le monde. Et donc voilà, je dirais que c’est la deuxième anecdote que j’ai eue, qui a été un élément déclencheur. À l’époque, je n’avais pas conscience, autant que maintenant, de l’intérêt du truc, mais en tout cas, ça a été déclencheur.

[Gwen] Tout à fait, exact. Je crois que c’est le moment de la conclusion. Alors, est-ce que tu pourrais conclure le sujet en trois mots à retenir, ou trois phrases à retenir impérativement ? [Bryan] Déjà, on en a parlé, mais pour moi, si on veut optimiser son temps, il faut avoir des blogs de temps dédiés, et donc de ne pas gérer ses réseaux sociaux quand on a le temps. Ça, c’est le premier point clé. Le deuxième point clé, on en a beaucoup parlé aussi, et pour moi, c’est important de l’avoir.

Si vous voulez optimiser votre temps, vous devez être capables de comprendre ce qui compose une tâche. Et donc pour ça, vous devez aussi mesurer votre temps. Et le troisième point clé, c’est d’être capable aussi de documenter ses actions pour faire en sorte d’optimiser son temps dans la durée.

Voyez la documentation comme un investissement. Et ça, je pense qu’avec ces trois points clés-là, on a déjà une bonne base pour optimiser son temps sur les réseaux sociaux. Et j’aurais envie de dire quelque chose pour conclure, c’est que ce qu’on vient de dire là, c’est propre aux réseaux sociaux, mais c’est propre à n’importe quel métier au final.

Pour moi, c’est des bonnes pratiques, et je dirais que c’est même pas forcément lié à ce qu’on fait. Et je suis sûr que si demain, il y a des personnes qui travaillent dans les réseaux sociaux, qui nous écoutent, et qui vivent avec des personnes qui sont développeurs ou développeuses, vous allez vous rendre compte que les devs font la même chose, que les chefs de projet font la même chose, que les personnes qui font des relations de presse font la même chose. Et donc en fait, peu importe le métier qu’on fait, les bonnes pratiques qu’on vient de donner aujourd’hui, c’est des bonnes pratiques qu’on a dans n’importe quel métier.

[Gwen] Et pas que dans le digital d’ailleurs. [Bryan] Et pas que dans le digital et dans le numérique, tout à fait. Je pense que c’est bien de conclure là-dessus. Ce n’est pas propre à notre métier. [Gwen] Merci pour cette belle conclusion. [Bryan] Je ne l’avais pas préparée. C’était du freestyle. [Gwen] Super. Merci à toi. On se retrouve bientôt pour un prochain épisode. [Bryan] Avec plaisir. [Gwen] Bonne journée. [Bryan] Bonne journée Gwen, bonne journée à toutes et tous. A bientôt. [Gwen] A bientôt. Quelques mots avant de se quitter. Tout d’abord, vous pouvez retrouver cet épisode sur le blog de l’agence www.keepitsimple.fr rubrique podcast ou sur nos réseaux sociaux. Ensuite, n’hésitez pas à nous faire vos retours sur le pod en nous écrivant à l’adresse podcast.com. Nous serions ravis de savoir ce que vous aimez, ce que nous pourrions améliorer, les thématiques qui vous intéressent ou les invités que vous voudriez entendre. Merci beaucoup pour cet échange.

Je vous dis à très bientôt pour un nouvel épisode du Pod.