📅 Gérer efficacement son planning éditorial pour les réseaux sociaux

Notes de l’épisode 5 du pOD : pour ce cinquième épisode, nous échangeons ensemble sur la question du planning éditorial pour les réseaux sociaux. Retrouvez ci-dessous les principaux éléments abordés durant cet épisode (pour rappel, ce sont des notes ;-)), ainsi que différents liens et ressources utiles pour approfondir votre réflexion.

Ecouter l’épisode

Avant propos

Pourquoi est-ce que l’on a choisi d’aborder ce sujet ? Tout simplement car c’est un sujet qui, selon nous, est la base quand on gère la communication d’une marque sur différents médias sociaux. 

C’est notre base de travail, celle qui nous rappelle que l’on a des publications en attente de préparation ou de validation. Celle qui va nous donner une vision sur la semaine, le mois ou l’année à venir, de notre communication sur les médias sociaux.

Les intervenants sur cet épisode de podcast sont :

• Gwen, chef de projet social media Ouest Digital
• Bryan, co-fondateur Ouest Digital

Axe 1 – Intérêts et usage d’un planning éditorial 

Un planning édito est avant tout un outil de gestion de projet éditorial : il présente ce que l’on prévoit de dire et quand, puis ce que l’on doit produire et pour quel réseau social. On insiste vraiment sur le côté gestion de projet, car c’est la condition sine qua non de la réussite et de la durabilité de vos prises de paroles sur les réseaux sociaux.

C’est également une plateforme de dialogue au sein de l’équipe projet. Ce point est d’ailleurs fondamental.

Son objectif : avoir un suivi global de l’état d’avancement de la production, respecter les échéances et assurer la bonne qualité de la production.

C’est quelque chose qui est au coeur du quotidien du community manager. Au-delà du suivi global de l’état d’avancement de la production, il permet aussi de respecter les échéances et la qualité des contenus. – Bryan 

Ne pas confondre : le planning édito n’est pas un calendrier des temps forts à l’année (le calendrier des temps forts de l’année est là pour identifier des opportunités de prises de paroles des marques). 

Le planning éditorial est également essentiel pour un community manager puisqu’il permet d’assurer une présence durable sur le long terme, sur les réseaux sociaux. Il assure une efficacité dans la prise de paroles en garantissant le respect de plusieurs bonnes pratiques :

Sans planning éditorial, on ne peut pas déployer sa stratégie sur les réseaux sociaux à long terme. – Bryan

C’est pourquoi le planning édito n’est ni plus ni moins qu’un outil de gestion de projet éditorial, qui nous accompagne durant les différentes étapes de la phase de production des contenus. Chez Ouest Digital, on identifie 8 grandes étapes de production :

1. Choisir le sujet
2. Formaliser le(s) objectif(s) de la publication
3. Préciser l’angle à adopter (le mode de traitement de l’information)
4. Définir le format de la publication (image, vidéo, lien, etc.)
5. Identifier le jour de publication
6. Créer l’accroche de la publication (texte qui accompagne le contenu)
7. Faire valider la publication par le client
8. Programmer (ou publier) le contenu

Il permet d’avoir une vue macro, sur le long terme, des prises de paroles et ce, par réseau social. Ça permet d’éviter de s’éparpiller, de garantir une homogénéité et une cohérence dans les contenus.

Ce sujet n’est en effet pas à prendre à la légère en production, surtout lorsque l’on est plusieurs sur le projet et avec différents niveaux de responsabilités : 

C’est d’ailleurs encore plus difficile quand on est en agence, puisque l’on travaille pour plusieurs marques à la fois. C’est pourquoi il est nécessaire d’avoir un outil partagé et compris par tous (clients ET équipe social media).

Axe 2 – Les différents outils pour créer son planning éditorial

Afin de choisir le bon outil, il est essentiel de bien réfléchir à son processus de production, de diffusion et au nombre de personnes présentes dans l’équipe projet. L’outil doit s’adapter à votre processus, pas l’inverse. Dit autrement, l’outil ne doit pas déterminer votre façon de travailler. Faire cette erreur est souvent la cause des échecs.

Globalement on retrouve 3 grandes familles d’outils :

• Les tableurs de type Google Sheets ou Excel. Ces outils apportent une vue en liste (colonne et lignes), mais il est difficile de se projeter sans avoir de vision « calendaire ». De plus, il est difficile de gérer les échanges via des commentaires avec ces outils. Ils sont généralement moins lisibles.
• Les outils d’agenda, comme Google agenda va apporter une vue calendaire, mais risque d’être compliqué à utiliser puisque l’on risque de se mélanger avec les rendez-vous ajoutés au calendrier. De plus, on ne pourra pas laisser de commentaires aux autres personnes de l’équipe projet. Ils sont généralement moins collaboratifs.
• Les outils de gestion de projet, de type Trello. Cet outil va être celui qui permet de faire le plus de choses, cependant, la personnalisation et la gestion des filtres n’est pas simple. D’expérience, cet outil n’est pas adapté si l’on doit gérer plusieurs clients et marques (il l’est donc si vous travaillez chez un annonceur).

→ A l’agence, on dissocie :

• L’outil de planning édito, qui sert au suivi de la production des contenus ;
• L’outil de programmation, qui sert à programmer la diffusion des contenus.

Après plusieurs tests d’outils, nous avons choisi début 2018 d’utiliser Zenkit*, dont nous avions parlé à l’époque dans notre newsletter de veille digitale. Il est selon nous la synthèse parfaite de tout ce dont nous avons besoin. C’est donc l’outil qui s’adapte le mieux à nos processus internes et à la relation de travail que nous avons avec nos clients. 

Il est 100% personnalisable avec la possibilité de mettre :

Il apporte également une vue calendaire qui agrège tous les plannings, afin d’avoir une vision à la journée ou à la semaine de tout ce que l’on a à produire (tous clients confondus).

Pour aller plus loin sur notre utilisation de Zenkit, vous pouvez consulter cette vidéo qui vous donne un aperçu de la façon dont nous l’utilisons :

Axe 3 – Quelques conseils et astuces

Avant toute chose, il est important de se mettre d’accord au sein de l’équipe projet sur quel outil utiliser et comment l’utiliser (cf. axe n°2). Pour travailler dans de bonnes conditions, chacun doit savoir ce qu’il a à faire et à quel moment. L’idéal est d’identifier ses processus internes, de choisir le bon outil, et de documenter sa méthode de travail. Elle doit être partagée et comprise par tous les acteurs.

L’objectif est de rendre le travail de chacun simple, rapide et sans friction.

Chez nous, Marlène le dit très bien, il y a la règle des 7 champs. On ne va pas mettre plus de 7 champs sur son outil de gestion de projet éditorial. Sinon à chaque fois il va être très long à alimenter. – Bryan

Ensuite, il est important que le client ne considère pas l’outil comme « un outil en plus à utiliser ». Il ne faut pas que ce soit vécu comme quelque chose de compliqué à gérer, au contraire, il doit lui simplifier la vie. Comme par exemple, centraliser tous les échanges liés à la production de telle ou telle publication.

Il est important de prévoir un temps de pédagogie avec votre client. Par exemple, nous réalisons souvent des tutoriels vidéos pour expliquer à nos clients le fonctionnement de l’outil.

Il faut que ce soit facile pour le client. Il ne faut pas que ce soit un outil en plus à utiliser. Au contraire, il doit lui simplifier la vie. – Bryan

Enfin, un bon planning édito est un outil ou l’on peut filtrer en un clic :

• L’état d’avancement, qui va nous permettre de savoir qui en est où dans son travail.
• Par réseaux sociaux, pour permettre d’être organisé et de ne pas s’éparpiller, mais également de savoir si l’objectif de fréquence est respecté.

Et surtout, il est préférable d’opter pour un outil personnalisable que l’on pourra s’approprier à sa convenance et moduler en fonction de ses processus internes et des besoins du client.

Ce qui est vraiment important c’est la capacité à personnaliser l’outil, à pouvoir créer de nouveaux champs, à créer des filtres, à mettre des codes couleurs. Ces points sont essentiels en gestion de projet. – Bryan 

Pour conclure

Les 3 maîtres mots pour un bon planning éditorial : 

1. Le suivi : l’outil choisi doit permettre de suivre la production des contenus, de savoir où est-ce que l’on en est et de pouvoir les commenter.
2. L’affichage : l’outil choisi doit permettre un affichage clair et organisé, via des filtres par exemple.
3. L’accessibilité : l’outil choisi doit être simple d’utilisation, facile d’accès et faire gagner du temps.

Voici un mémo fort utile à garder sous le coude pour commencer à utiliser un calendrier éditorial ?

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<img src="https://www.keepitsimple.fr/wp-content/uploads/2020/02/checklist-planning-editorial-reseaux-sociaux-le-pod-episode-5-683x1024.jpg" alt="Infographie - Checklist pour gérer efficacement son planning éditorial pour les réseaux sociaux - © Agence Ouest Digital" />
Source: <a href="https://www.keepitsimple.fr/planning-editorial-reseaux-sociaux-le-pod-episode-5-906322">Keep it Simple - Gérer efficacement son planning éditorial pour les réseaux sociaux (Le pOD, épisode #5)</a>

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Transcription de l’épisode

[Gwen] Bonjour et bienvenue sur LePod, le podcast qui décortique les problématiques des médias sociaux avec une dose de stratégie proposée par l’agence Ouest Digital. Durant une vingtaine de minutes, nous échangeons ensemble sur les métiers liés à la communication digitale. Savoir-faire, conseils, bonnes ou même mauvaises pratiques du métier, on se dit tout et on partage nos approches, nos trucs et astuces pour être le plus efficace au quotidien.

Si ce podcast vous plaît, pensez à vous abonner sur votre plateforme d’écoute préférée pour être sûr de ne rater aucun épisode. C’est parti ! Bonjour et bienvenue dans ce cinquième épisode du Pod.

Aujourd’hui, nous allons parler de planning éditorial sur les réseaux sociaux. Pour ce sujet, je suis accompagnée de Bryan qui m’a tout appris sur le sujet justement. Bonjour Bryan.

[Bryan] Bonjour Gwen. [Gwen] Tu vas bien ? [Bryan] Très bien, très bien. Écoute, j’ai vraiment hâte de parler de ce sujet-là qui me passionne. [Gwen] Alors, nous avons choisi ce sujet car selon nous, c’est un petit peu la base, un petit peu la base de notre métier. Quand on travaille dans le social media, et plus précisément en tant que community manager, tout commence par ce fameux planning éditorial. C’est un peu notre base de travail, comme je disais, celui qui nous rappelle que l’on a des publications en attente de préparation ou de validation, et celui qui va nous donner une vision sur notre semaine, sur le mois, l’année, comme on veut, de notre communication sur les médias sociaux.

Et tout naturellement, je ne pouvais pas avoir d’autre invité aujourd’hui que Bryan, celui qui m’a tout appris sur le sujet il y a un peu plus d’un an maintenant, et tous ses petits secrets. Alors, commençons à découvrir ensemble ce sujet. La toute première question que je vais te poser Bryan, c’est est-ce que tu pourrais nous dire, simplement pour ceux qui ne savent pas, qu’est-ce qu’un planning éditorial ?

[Bryan] Alors, le planning éditorial, c’est un outil de gestion de projet éditorial. C’est ni plus ni moins qu’un outil de gestion de projet qui va nous permettre de suivre, finalement, l’état d’avancement de la production des contenus qu’on a à réaliser pour les réseaux sociaux. Donc, ce qu’on a à produire, où est-ce qu’on en est, qu’est-ce qu’on attend encore, et puis éventuellement, qu’est-ce qu’on a à programmer.

C’est vraiment quelque chose qui est au cœur du quotidien du community manager, et au-delà du suivi global de l’état d’avancement, ça permet aussi de respecter les échéances et puis également la qualité des contenus, de ne rien oublier, de s’assurer que le ton est bon, que les termes choisis sont les meilleurs, etc., et que le client puisse valider les contenus puisque les clients doivent valider aussi les publications qui seront faites. Il y a une idée reçue, par contre, sur le planning édito qu’on a souvent.

Le planning édito, ce n’est pas un calendrier des temps forts annuels. Ce n’est pas la même chose.

[Gwen] C’est deux choses différentes. [Bryan] C’est deux choses totalement différentes. Là, on est début 2020, on a vu fleurir depuis deux mois des calendriers des temps forts de l’année 2020 avec toutes les dates à retenir, etc. Ça, c’est précieux pour nous parce que ça nous permet d’identifier des opportunités de prise de parole, des choses qu’on pourrait proposer à nos clients.

Donc, c’est vraiment la toute première phase sur l’identification des sujets. Mais le planning édito, c’est vraiment une fois qu’on a défini le sujet à traiter, on va vraiment suivre toute la phase de production.

[Gwen] Donc, ce calendrier annuel dont tu parlais, lui, il peut être ajouté à notre planning éditorial. [Bryan] Voilà, ça peut nous aider quand on est en phase de production, peut-être à trouver aussi de nouvelles idées. Mais c’est vraiment deux choses qui sont très distinctes. Vraiment, le planning édito tel qu’on le conçoit chez nous, c’est vraiment un outil de gestion de projet éditorial. [Gwen] Donc, je disais au début que nous, à l’agence et pour toute personne qui travaille dans le social media, c’était un peu notre base de travail. Alors, du coup, est-ce que tu pourrais nous dire pourquoi est-ce que c’est notre base de travail et pourquoi est-ce que c’est si important pour un community manager ou un social media manager ? [Bryan] Alors, c’est une question qui revient tout le temps dans le métier. Il suffit d’aller sur les forums qui sont dédiés au community management, sur Facebook par exemple. C’est une question qui revient à peu près toutes les semaines.

Comment vous faites le planning édito, quels outils vous utilisez, etc. Ça, c’est vraiment la base. Qu’est-ce qui fait que ça revient souvent ?

En fait, c’est un outil qui permet vraiment d’assurer une présence durable sur les réseaux sociaux, ce qui permet à une marque qui commence à aller sur les réseaux d’avoir une vraie présence à long terme et s’assurer que ses supports sont animés de façon régulière. En fait, ça permet vraiment d’assurer une efficacité dans la prise de parole et puis surtout de respecter trois grandes pratiques de notre métier. La première déjà, c’est d’être régulier, de publier sur une fréquence bien définie et de s’assurer que cette régularité est plus ou moins respectée.

La régularité, c’est bon pour deux choses. D’abord, pour les algorithmes réseaux sociaux parce que les algorithmes aiment les supports qui sont animés régulièrement. Mais ça permet aussi pour les gens qui suivent les supports, l’audience, d’avoir des rendez-vous et donc de rester vraiment présent auprès de son audience.

Il y a une deuxième bonne pratique qui est fondamentale dans notre métier, c’est la diversité. La diversité que ce soit les formats, les vidéos, les images, les liens, etc. Mais aussi la diversité des sujets.

La diversité des sujets, c’est pareil. C’est déjà bon pour l’algorithme parce que ça permet de lui envoyer un indicateur comme quoi on est capable finalement de publier des contenus qui sont hyper riches. Mais pour l’audience, ça lui évite de se lasser.

Parce que si vous racontez toujours la même chose, les gens vont finalement à un moment donné arrêter de vous suivre. Donc ça permet vraiment d’éviter cette lassitude. Puis la troisième bonne pratique, ça permet de publier au bon moment, de respecter le timing finalement, de s’assurer que si l’audience est très connectée par rapport aux produits qu’on vend le mercredi soir, s’assurer que tous les mercredis, on ait bien une publication qui soit prévue.

Ça permet vraiment de respecter ces trois bonnes pratiques. Et moi je pense que sans planning éditorial, on ne peut pas concevoir sa stratégie sur les réseaux sociaux à long terme. Ce n’est pas possible.

[Gwen] Et justement, je pense à ça que tu parles de cette vision que le planning éditorial nous permet d’avoir sur ces contenus. Donc ma prochaine question, c’est à quoi est-ce que ça sert exactement ? Et du coup, je pense que l’une des premières choses, c’est d’avoir justement cette vision. [Bryan] Ça permet vraiment de savoir tout ce qui est prévu sur la semaine à venir, le mois à venir, même l’année à venir. De s’assurer que quand on a une idée, par exemple, d’un sujet qu’il faut absolument aborder, admettons que vous allez chez un client demain, et le client vous dit en juin je vais être présent au Web Today, c’est l’événement local à Nantes. Je vais être présent.

Il faut absolument qu’on pense à communiquer sur cet événement. Il faut qu’on pense à ça. Le planning éditorial, ça va nous permettre déjà tout de suite de positionner des premières publications à effectuer en amont de l’événement, pour annoncer la présence, se dire aussi que sur les 2-3 jours d’événement, il faudra bien penser à faire une couverture live, etc.

Vraiment de se dire qu’on n’oublie rien, et qu’on a une vraie vision de long terme.

[Gwen] C’est un peu un pense-bête pour l’avenir. On a une info au mois de janvier, pour quelque chose à faire au mois de juin, personne ne peut s’en rappeler. [Bryan] Si vous n’êtes pas bien organisé, vous risquez vite de l’oublier, et ça passe à la trappe. En plus, si ça passe à la trappe, il n’y a rien de pire, parce que du coup ça décryptise le métier, on a déjà parfois des difficultés à expliquer concrètement comment on travaille, donc si en plus de ça, on oublie les choses, c’est problématique. C’est pour ça que je le positionne vraiment sur la partie gestion de projet, parce que dans la gestion de projet, il y a un enjeu, c’est le respect des échéances, et la qualité de la production.

Et ça, ça nous permet vraiment de ne rien oublier, et d’être sûr que ça soit fait en temps et en heure. Le planning édito, à quoi il sert ? En fait, c’est ni plus ni moins que quand vous allez produire un bien physique.

Quand on produit quelque chose en physique, on a plusieurs étapes à suivre, de la conception, à la fabrication, à la diffusion. Sur le marché belge, c’est la même chose. En fait, le planning édito, une fois qu’on a une idée de sujet, ça va nous permettre vraiment de suivre toutes les étapes de production.

Donc, le choix du sujet, l’objectif de la publication qui est effectué, qu’est-ce qu’on cherche à faire derrière, quel format on va adopter, quel angle, quel mode de traitement de l’information on va adopter, pour quand, éventuellement, cette publication-là, elle est prévue, quel jour, voire quelle heure. Et puis, après, ça va nous permettre aussi, pour chaque contenu, de pouvoir avoir un espace de dialogue. L’idéal d’un bon planning édito, c’est j’ai une publication qui est prévue, par exemple, mercredi prochain, je sais quel sujet je dois aborder, je sais quel format je dois employer, quel angle, et bien, je vais être aussi en capacité de savoir où est-ce que j’en suis.

Est-ce que j’ai récupéré les infos près de mon client ? Est-ce que j’ai déjà commencé à faire le visuel ? Est-ce que le visuel est validé, mais pas encore l’accroche ?

On sait vraiment où est-ce qu’on en est, que ce soit pour nous, en tant que Community Manager, Social Media Manager, mais aussi pour le client. Il sait exactement où est-ce qu’on en est, il n’a pas besoin de nous appeler en disant « t’en es où là-dessus ? » « j’ai pas eu encore le temps de valider le contenu, est-ce que tu peux me le renvoyer ?

» Là, c’est vraiment un site qui permet de centraliser toute cette étape de production, puis après, il y a l’étape aussi de diffusion. Ça permet de savoir, une fois que le client a validé le contenu, de savoir quels sont les contenus qu’il faut programmer, quels sont les contenus qui sont déjà publiés, etc. On a vraiment cette vision globale de où est-ce qu’on en est et ce qui est prévu pour les mois à venir.

Ça nous permet d’avoir une vraie vision macro, à long terme, des prises de parole d’une marque sur les réseaux sociaux. Ça évite de s’éparpiller, et ça permet de garantir une forme d’homogénéité dans la prise de parole. C’est d’autant plus difficile quand on est tout seul.

Si on travaille chez l’annonceur et qu’on est seul à gérer les réseaux sociaux, le planning édito peut être fait presque sur un petit coin de table ou avec un petit outil très basique. C’est assez rapide à mettre en œuvre. Ce qui devient compliqué, c’est quand on est plusieurs à gérer le projet édito, où on a la personne qui produit le contenu, on a le client qui valide le contenu, on a souvent la personne qui va programmer le contenu, et puis on a aussi les contributeurs, ceux qui vont nous envoyer des idées, des images pour illustrer le propos, etc.

Dès qu’on va commencer à avoir plusieurs personnes autour de la table, on ne peut pas travailler sans planning édito. Ça me paraît impossible. Sinon, on n’atteint pas les objectifs, et surtout, on ne respecte pas les échéances.

Ça devient vraiment très compliqué.

[Gwen] Il faut réussir à être organisé pour être efficace dans le travail. [Bryan] Oui, tout à fait. Mais vraiment, encore plus quand il y a du monde autour de la table. Et sur le sujet des réseaux sociaux, il y a toujours du monde autour de la table. [Gwen] Ça marche. Pour passer au côté un petit peu plus outils, maintenant qu’on a bien vu ce que c’était, pourquoi c’était important, comment est-ce qu’on s’en sert, et tout ça, est-ce que tu pourrais nous parler des outils qui existent, ceux que tu connais ? [Bryan] En fait, il y a trois grandes typologies d’outils aujourd’hui qui permettent de faire des plannings édito. On en voit plein chez nos clients, ou même dans nos expériences passées. Le premier outil qu’on voit souvent, qui d’ailleurs ravit énormément de personnes, c’est le bon vieux tableur.

Le tableur sur Excel ou sur Google Sheets, comme vous voulez. C’est ce bon vieux tableur où on a une colonne et des lignes. Sur chaque ligne, on va avoir des idées de publication, à quel jour c’est prévu, pour quel réseau, etc.

Ça fonctionne assez bien. J’ai envie de dire que tout le monde a plus ou moins Excel sur son ordinateur ou Google Sheets. Du coup, c’est l’outil qui est assez répandu pour faire des plannings édito.

Le problème, c’est que je ne connais pas beaucoup de gens qui adorent aller sur Excel tous les jours pour faire un suite de production. Moi, j’adore ça, mais je n’en ai pas rencontré beaucoup qui étaient aussi fans que ça dans ma carrière. Ça pose un autre problème, le tableur Excel, c’est qu’on n’a pas de vue calendaire.

En fait, on a des lignes.

[Gwen] On passe du temps à le faire nous-mêmes. [Bryan] Mais on ne sait pas exactement si on va avoir un calendrier sous les yeux comme on pourrait l’avoir avec son agenda. On ne sait pas. On n’a pas cette vision de si nos publications sont régulières, etc.

Ça peut avoir cette difficulté de lisibilité. Et puis, il y a un autre problème sur les tableurs, c’est que parfois, c’est un peu difficile de gérer les commentaires des uns et des autres. Si vous voulez pour un contenu, pour une publication, que chacun puisse dire où ça en est, etc.

Ça peut devenir compliqué. Ça se fait de plus en plus, mais c’est encore un peu complexe. Il y a une deuxième façon de faire que j’ai déjà vue, qui peut bien fonctionner, c’est d’utiliser Google Agenda.

Ça paraît trivial, mais ça peut fonctionner. Google Agenda, l’avantage, c’est qu’on résout le problème précédent de la vue calendaire. On sait exactement ce qui est prévu le lundi, le mercredi.

On peut identifier des trous dans le planning. La difficulté, c’est que Google Agenda, souvent, s’en sert aussi pour gérer ses rendez-vous. Du coup, on va avoir, même si on a des codes couleurs, on va mélanger les usages.

On va mélanger la prise de rendez-vous avec les contenus à publier sur les réseaux sociaux, donc ça peut être complexe. Là, c’est difficile aussi de suivre la production et d’avoir un espace de commentaires. Il y a un troisième type d’outils qui émerge depuis plusieurs années, c’est les outils de gestion de projets qu’on détourne de leurs usages initiaux.

Le plus connu, par exemple, c’est Trello. Il y a beaucoup de boîtes qui l’utilisent pour faire des plannings édito.

[Gwen] Quasiment tout le monde, d’ailleurs. [Bryan] C’est d’ailleurs l’outil qu’on utilisait à l’agence jusqu’en 2018. Maintenant, on a un peu changé notre fusil d’épaule parce que Trello était un peu limité, mais Trello, ça fonctionne bien pour faire un planning édito. [Gwen] Justement, tu disais qu’on avait changé de fusil d’épaule en 2018. Quel est, nous, notre outil en interne ? [Bryan] Aujourd’hui, on utilise un outil qui fonctionne un peu comme Trello, qui se positionne sur le même segment de marché, qui s’appelle ZenKit. ZenKit, c’est un Trello-like. C’est à la base d’un outil de gestion de projet pour lequel on a affiné l’usage.

On a changé pour cet outil-là parce qu’il était plus personnalisable, selon nous. Il permettait de créer plus facilement des codes couleur, par exemple, pour chaque contenu. Un code couleur, par exemple, pour définir l’état d’avancement et ce qu’il est à faire en cours ou terminé, avec du bon vieux rouge, orange, vert.

C’était hyper important pour être plus efficace. C’est plus visuel. Comme Trello, ça nous permet d’avoir des commentaires pour chaque publication sur la carte, ça ne change pas.

Pourquoi on a changé ? Ça nous permet, pour toutes les marques qu’on gère, d’avoir un espace qui s’appelle Mon Calendrier, où on va retrouver, pour toutes les marques qu’on gère, toutes les publications qui sont prévues pour demain, pendant deux jours, pendant trois jours, et on saura tout de suite où est-ce qu’on a du retard. Peu importe la marque qu’on gère, ça va vraiment unifier les publications.

Il y a un autre intérêt à ZenKit qu’on ne retrouvait pas trop dans Trello, c’est la possibilité de créer des filtres pour filtrer sa vue. Aujourd’hui, par exemple, tel qu’on l’utilise, on va avoir pour chaque planning édito de nos clients dans ZenKit un filtre qui va nous permettre de savoir exactement, d’en afficher que les publications qui sont prévues pour Facebook et on pourrait aussi créer notre filtre pour n’afficher que les publications pour lesquelles on n’a pas eu encore de validation du client. Ça nous permet vraiment d’être beaucoup plus efficace.

Maintenant, il y a encore d’autres outils qui existent, il y en a beaucoup sur le marché.

[Gwen] D’ailleurs, je pensais à ça, je ne t’ai pas demandé, mais pour les outils de planning éditorial, avant de parler justement de ZenKit, j’ai pensé à ça, on entend de plus en plus parler des outils de programmation comme Buffer ou Swellow qui ont leur propre planning éditorial. T’en penses quoi de ces outils-là ? [Bryan] En fait, ils sont utiles, mais ils sont utiles quand les contenus sont déjà validés par le client, c’est-à-dire qu’ils sont déjà validés, ils sont même déjà programmés. C’est-à-dire que ces outils de planning édito, ils sont bien pratiques parce que quand tout est calé, si le client te dit qu’est-ce qui est prévu pour dans un mois et qu’est-ce qui est déjà validé, ces outils-là vont vous dire voilà ce qui a déjà été programmé sur la plateforme. En revanche, c’est que quand c’est terminé. [Gwen] On ne peut pas s’en servir pour la phase de préparation. [Bryan] Voilà, on ne peut pas s’en servir pour dire qu’est-ce qui nous reste encore à faire, qu’est-ce qui est prévu par réseau, etc. C’est un peu compliqué. Puis il y a une deuxième difficulté sur ces outils-là, c’est que parfois, vous avez un outil qui ne va peut-être pas prendre en charge tel réseau social.

Par exemple, la plupart des outils aujourd’hui ne prennent pas en charge Snapchat. Si vous avez une présence sur Snapchat, vous ne pourrez pas avoir un planning édito par exemple dans Buffer qui va vous permettre de voir toutes les publications que vous avez prévues dans Snapchat. Ce qui fait que ça va être un peu limité à un moment donné, vous allez être à l’étroit.

C’est pour ça que nous, on n’utilise pas trop les fonctionnalités qui sont proposées par les outils de programmation et qu’on a vraiment le nôtre qu’on va pouvoir personnaliser à 100% dans ZenKit. Ce qui fait que chez nous, on dissocie deux types d’outils. ZenKit qui nous permet vraiment de faire le planning édito, vraiment le suivi de la production des contenus jusqu’à temps que le client nous valide le contenu.

Et après, les outils de programmation qui vont nous permettre, une fois que le contenu est validé, d’aller les programmer, soit directement sur Facebook avec Creator Studio, soit sur Buffer pour Twitter et Instagram, soit sur Swillow pour LinkedIn. C’est un peu comme ça d’ailleurs qu’on l’utilise aujourd’hui. On a vraiment ces deux typologies d’outils.

[Gwen] Ok. Ensuite, j’avais envie d’avoir ton avis plus sur le côté expérience, conseils. Donc toi, quels seraient tes petits conseils justement, tes bonnes façons de faire pour un bon planning éditorial ? [Bryan] Alors, en fait, je crois que la base, c’est de bien se mettre d’accord. Dans un outil de planning édito, chaque contenu, on va avoir des champs. Le champ qui ?

Le champ jour, c’est-à-dire le jour de la publication, quel réseau social, un champ qui va reprendre l’accroche du visuel, un champ qui va reprendre éventuellement le visuel, enfin bref, on a un ensemble de champs. Et en fait, je pense qu’il y a un premier enjeu, c’est de se mettre d’accord sur quels champs on utilise dans son outil de gestion de projet éditorial. Chez nous, Marlène le dit très bien, il y a la règle des 7 champs, c’est-à-dire qu’on ne va pas mettre plus de 7 champs sur son outil de gestion de projet éditorial, sinon, à chaque fois, il va être très long à mettre en œuvre et à alimenter.

Donc on va essayer de les limiter et on va bien se mettre d’accord sur qu’est-ce qu’on entend par un état. Un état, c’est quoi ? C’est à faire, en cours, valider, à programmer.

On se met bien d’accord sur à quel moment on change un état au sein de l’équipe projet. Parce qu’on n’a peut-être pas la même façon de voir les choses, donc on se met bien d’accord sur les termes qu’on va employer et surtout à quoi vont servir chacun des champs et comment on les exploite.

[Gwen] Pour pas que ce soit le bazar et qu’on travaille tous de la même façon. [Bryan] Ouais, et puis qu’on ait une personne qui se dit « ah oui, j’avais pas compris ça comme ça », etc. Donc il y a vraiment une phase où il faut qu’on se mette bien d’accord, que ce soit au sein de l’équipe projet social média, mais même aussi avec le client sur à quoi nous servent les champs, comment on les utilise, etc. Et puis il y a un deuxième enjeu qui est hyper important, je pense, c’est d’impliquer les clients sur l’outil de planning édito.

Parce qu’en fait, il ne faut pas oublier que quand vous prenez la parole sur les réseaux sociaux, pour un client ou même pour votre entreprise, in fine, vous avez un directeur de publication, une personne qui est responsable de la publication, c’est souvent le dirigeant. Eh bien, ce dirigeant, il doit valider les contenus. Et pour valider les contenus, il doit être sur le planning édito.

Et pour qu’il soit sur le planning édito, il faut que ce soit facile à utiliser pour lui. Et c’est en ça que parfois les tableurs, Google Agenda, ça ne marche pas parce que le dirigeant, ça ne lui convient pas, c’est pas trop regardé, etc. Ce qui est pas mal avec ZenKit, c’est que vous avez une appli mobile, comme Trello d’ailleurs, ce qui fait que nous, on a beaucoup de clients qui vont nous valider les contenus directement depuis l’appli mobile.

J’ai un client à Paris, je lui envoie 3-4 publications à la suite et il me dit, quand je suis dans le métro, j’en regarde ce que tu m’envoies, si c’est OK pour moi, je le valide directement depuis mon téléphone. Donc c’est hyper facile. Il faut que ça soit facile à valider aussi par le client.

Il ne faut pas que ça soit un outil en plus, comme on entend souvent, c’est encore un outil en plus, il va falloir que je fasse rentrer dans mon quotidien. Donc il faut que ça soit vraiment confortable pour le client et que ça lui apporte vraiment un gain de temps. Ce gain de temps, il est aussi permis par le petit onglet commentaires pour chaque contenu, parce que parfois, ils ne se souviennent plus de ce qu’ils nous ont dit ou de ce qu’on s’était dit deux mois auparavant et l’onglet commentaires permet vraiment d’historiciser les discussions, de vraiment se souvenir de ce qu’on s’était dit à l’instant T sur une publication.

Donc ça, c’est vraiment essentiel.

[Gwen] Et puis au niveau global, il y a même un champ qui reprend tous les derniers commentaires déposés. Donc si tu envoies 4-5 commentaires d’un coup, ton client, il a la liste des 4-5 commentaires que tu lui as laissés, puisque lui, il n’a accès qu’à un seul planning éditorial. [Bryan] Oui, tout à fait. Donc voilà, ça c’est vraiment des petits tips, c’est de bien se mettre d’accord et puis surtout de choisir un outil qui est facile à utiliser pour la personne qui vous valide les publications. C’est essentiel, sinon ça ne marchera pas.

Voilà. Globalement, les petits plus. Puis après, moi, je pense vraiment qu’un bon outil de planning éditorial, c’est un outil où on va pouvoir filtrer les contenus, filtrer selon les états, qu’est-ce qui est en cours, qu’est-ce qui n’a pas été commencé, qu’est-ce qui n’a pas été validé par le client, et puis surtout filtrer aussi par réseau, qu’est-ce qui est prévu pour Facebook, qu’est-ce qui est prévu pour Twitter, qu’est-ce qui est prévu pour LinkedIn, parce que parfois, on a besoin, en tant que social media manager, de savoir un petit peu ce qui est prévu par réseau ou ce qui reste à faire. Donc un bon outil, c’est un outil qui permet de faire du filtrage. Et ça, c’est vraiment essentiel, c’est un gage de productivité.

Voilà, c’est vraiment ça pour moi le conseil que je pourrais vraiment recommander aux personnes qui réfléchissent à mettre en œuvre un planning éditorial.

[Gwen] Ça marche. Et bien sûr, on recommande plus l’utilisation de ZenKit. [Bryan] Bah oui, en tout cas, c’est aujourd’hui celui qui nous convient bien. On l’a testé auprès de quasiment tous nos clients. On n’en a aucun qui a eu de problèmes avec.

Donc effectivement, c’est celui qu’on va systématiquement recommander. Et maintenant, c’est demain, on a un client qui nous dit « je veux absolument travailler avec Trello ». On s’adapte.

[Gwen] Jusque-là, nos clients sont assez contents de ce fonctionnement. [Bryan] Oui, oui. Et puis, c’est hyper simple d’utilisation. L’avantage de ZenKit, c’est comme Trello, c’est que si vous avez besoin de créer des champs, des nouveaux champs personnalisés, vous êtes assez libre, ce qu’on ne peut pas forcément faire avec d’autres outils.

Ce qui est vraiment important, c’est un troisième conseil, c’est la capacité à personnaliser l’outil, à créer de nouveaux champs, peut-être de mettre des codes couleurs, etc. Parce que ça, c’est vraiment essentiel en phase de gestion de projet.

[Gwen] Les codes couleurs, c’est la vie. [Bryan] Exactement. [Gwen] Toi, c’est les filtres, moi, c’est les couleurs. C’est comme ça que je me retrouve. [Bryan] On sait exactement si c’est le feu ou si on a le temps et on peut partir tranquillement au week-end. [Gwen] Très bien. Je crois qu’on va arriver un petit peu à la fin. Comme à chaque fois, je vais te demander si tu peux nous faire une petite conclusion en trois mots de ce sujet sur les plannings éditoriaux. [Bryan] En trois mots, pour moi, un bon planning édito, c’est d’abord un outil de suivi, un petit suivi de projet. C’est essentiel, savoir où est-ce qu’on en est. On en a beaucoup parlé.

Ensuite, c’est un outil qui permet de choisir son mode d’affichage, avec des vues filtrées, comme on a parlé précédemment. Pour moi, c’est un gage de réactivité et de productivité. Après, c’est un outil qui est accessible.

On en a aussi beaucoup parlé vis-à-vis du client, vis-à-vis de l’équipe. Mais il doit être simple et facile d’accès pour toute l’équipe projet. C’est vraiment le gage d’une collaboration qui est réussie.

D’avoir quelque chose qui est accessible et facile à utiliser.

[Gwen] Tout à fait. [Bryan] C’est marrant parce que pendant qu’on enregistre, on vient d’avoir une petite notification ZenKit, comme quoi on a un client qui vient de nous faire un retour sur un contenu. On vous donne quelques infos en off de ce podcast. [Gwen] Très bien. Merci beaucoup à toi, une fois de plus, pour cet échange très intéressant. [Bryan] Je t’en prie. Avec plaisir, Gwen. [Gwen] Merci beaucoup. On vous dit à très bientôt pour un prochain épisode du Pod. Bonne fin de journée à tous. [Bryan] À bientôt. [Gwen] Quelques mots avant de se quitter. Tout d’abord, vous pouvez retrouver cet épisode sur le blog de l’agence www.keepitsimple.fr rubrique podcast ou sur nos réseaux sociaux Facebook, LinkedIn, Twitter et Instagram. Ensuite, n’hésitez pas à nous laisser une note sur votre plateforme d’écoute préférée et profitez-en également pour nous faire part de vos conseils, vos impressions, nous poser vos questions ou faire une suggestion.

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