🗣 Se préparer à couvrir un événement sur les réseaux sociaux avec Olivier Dassonville

Notes de l’épisode 2 du pOD : pour ce deuxième épisode nous avons décidé de vous parler de comment se préparer à couvrir un événement sur les réseaux sociaux sans couac. Retrouvez ci-dessous les principaux éléments abordés durant cet épisode (pour rappel, ce sont des notes ?), ainsi que différents liens et ressources utiles pour approfondir votre réflexion.

Ecouter l’épisode

Avant propos

Pourquoi est-ce que l’on a choisi d’aborder ce sujet ? Tout simplement car ce sujet est souvent abordé sous l’angle de la « création de contenu », c’est à dire « Qu’est-ce que je vais raconter sur les réseaux sociaux lorsque je serais sur un événement ? ». Or, nous trouvions cela intéressant d’en parler sur le volet « anticipation et préparation », car c’est un angle assez peu abordé et néanmoins fondamental.

Sans préparation, impossible de produire du contenu pertinent.

Pour cet épisode, nous avons proposé à Olivier Dassonville d’intervenir en tant spécialiste de la couverture des événements sur les réseaux sociaux. Il est notamment à l’oeuvre pour relater les sorties des créatures de la compagnie « La Machine » ou encore pour piloter l’équipe social media du plus grand événement dédié au numérique de l’Ouest, le Web 2 Day.

Les intervenants sur cet épisode de podcast sont donc :

• Gwen, chef de projet social media Ouest Digital
• Bryan, co-fondateur Ouest Digital
• Olivier, social media strategist (invité), que vous pouvez retrouver sur :
  • Twitter, où il est plus connu sous le pseudo « The Dark Pixel »
  • Linkedin

Se lancer dans la préparation

Pour débuter, la question posée à notre invité est très simple : « Si demain, je te dis de partir couvrir la présence d’une entreprise sur un événement, par quoi vas-tu commencer pour bien te préparer ? De quelles informations as-tu besoin ? Quelles sont les questions que tu te poses ? »

Avant toute chose, il est évidemment primordial de bien se préparer si l’on ne veut pas aller droit dans le mur le Jour J.

Un événement est une succession d’imprévus. Il faut se préparer pour anticiper ce qui est maitrisable, sans quoi le jour-j on se retrouve noyé par les problèmes.

Pour bien se préparer, la réflexion se porte principalement autour de 3 axes :

Axe 1 – l’événement

Quel est le programme de l’événement ?

On peut soit le demander à son client, à l’organisateur ou bien se le procurer par ses propres moyens afin de savoir comment va se dérouler la journée :

• quelles sont les conférences,
• les ateliers,
• les speakers,
• etc.

Ce point peut paraitre trivial et basique, mais cela reste la base pour bien anticiper ce qui sera à produire le jour-j.

Quels sont les partenaires et les intervenants de l’événement ?

Il est important de préparer une liste des partenaires et intervenants à l’événement, afin de faciliter la création de contenu le jour-j.

L’idéal est de préparer un tableau qui recense toutes les informations dont nous aurons besoin sur place (prénom, nom, structure, identifiant des comptes Twitter, intitulé exact de leur poste, etc.), mais aussi le(s) hashtags dédiés, les mentions à ne pas louper, etc.

Concernant les intervenants, il est nécessaire d’avoir en tête qu’ils pourront avoir du retard le jour-j. Donc être conscient que le programme subira certainement des changements de dernière minute, pour intervertir des conférences. Les équipes social media devront s’adapter par rapport à ce qu’ils avaient prévu initialement. La notion d’anticipation permet ainsi d’être plus flexible le jour-j.

Axe 2 – Le lieu

Où l’événement se déroule-t-il ?

Il est indispensable de bien avoir en tête la configuration du lieu et de savoir si c’est l’événement se déroulera :

• à l’intérieur : dans ce cas, la gestion est un peu plus simple du fait que l’espace soit limité et laisse moins de place aux difficultés extérieures ;
• à l’extérieur : ici, la gestion peut être plus compliquée, notamment en terme de météo. L’événement ou une partie de l’événement peut être annulé à cause de la météo.

C’est un point à prendre en considération, qui aura aussi un impact sur le choix du matériel.

Y a-t-il une connexion internet ?

En fonction du lieu, il faut se renseigner afin de savoir s’il y a une connexion internet privée pour l’organisation. Il n’y a pas nécessairement une connexion dans tous les lieux et elle n’est pas forcément privée.

Dans les espaces publics, l’accès au wifi est souvent ouvert. Cependant, le débit n’est pas suffisant pour travailler convenablement. Il est donc préférable de ne pas compter sur cette option.

L’utilisation de votre propre 4G est certainement la meilleure option, puisque vous serez autonome sur ce point. Néanmoins, il vous faudra investir dans un forfait professionnel avec une connexion qui vous permettra de travailler correctement pendant tout l’événement.

À noter : Faire un test avec Speed Test en amont dans les différentes salles de l’événement.

Quels sont les meilleurs points de vues ?

Quand on s’occupe de la couverture d’un événement, surtout quand c’est pour l’organisateur lui-même, il est important de trouver en amont les meilleurs points de vue, afin de faire les meilleurs prises le jour-j.

Pour l’organisateur, il faut être à minima supérieur au meilleur contributeur du public. Il faut être au-dessus de la masse.

Dit autrement, il est important que l’équipe social media de l’organisation produise des contenus qu’aucun participant ne sera en mesure de produire. Apporter de la valeur ajoutée, des aperçus des coulisses, des visuels qui valorise l’ambiance de l’événement, etc.

Quand l’événement a lieu en extérieur, il faut anticiper et repérer les parcours, solliciter l’accès à des terrasses, ou même un toit. Ils sont souvent fermé au public le temps de la représentation.

Ce que je vais montrer, je dois être un des seuls à pouvoir le montrer. C’est ce qu’attend le public.

Quelles sont les conditions d’accès ?

Il est indispensable d’avoir un accès libre sur tout l’événement. Le jour-j il n’y a pas de temps à perdre à se faire arrêter par la sécurité. Il faut donc avoir une grande liberté de circulation au sein de l’événement. Pour cela, il est donc primordial de bénéficier des autorisations nécessaires et de pouvoir être identifié comme membre du staff.

Axe 3 – Le matériel

Quel matériel utiliser ? 

Pour avoir un rendu qualitatif il n’y a pas de secret, il faut investir.

Le matériel doit être étanche, puisque comme nous l’avons déjà vu, la météo est imprévisible et que sans matériel on ne peut plus travailler.

Les « pochettes de protection » que l’on trouve dans le commerce pour les téléphones n’est pas adapté, puisqu’il faut être réactif et avoir la dextérité suffisante pour produire du contenu rapidement. Pour ceux qui n’ont pas de téléphone étanche pour filmer, il est possible d’utiliser une Go Pro ou autre caméra, mais cela nécessitera une gymnastique supplémentaire. Investir dans un équipement de qualité permet de faciliter l’utilisation technique. 

Il est également impératif d’avoir des batteries externes qualitatives. Comme nous l’avons déjà dit précédemment, il vaut mieux être complètement autonome avec de grosses batteries, afin d’être sûr de ne pas se retrouver en panne, au risque de devoir arrêter la couverture là.

Oubliez les batteries que l’on trouve chez les grossistes, privilégiez des batteries qui vous donneront des dizaines d’heures d’autonomie.

Une dernière chose essentielle concernant le matériel, il faut toujours le tester et s’entraîner à l’utiliser avant le jour-j. Nombreux sont ceux qui se retrouvent à utiliser un stabilisateur ou une caméra pour la première fois et qui ne s’en sortent pas et se retrouvent à ne finalement pas pouvoir s’en servir.

Pour conclure

Cette phase de préparation peut être plus ou moins longue en fonction de si l’on connaît bien le lieu ou non et de si l’on pense à poser les bonnes questions en amont.

Nous retenons trois grands axes pour cette phase de préparation :

• Le repérage physique du lieu.
• La préparation relative au contenu
• La capacité à connaître et à pouvoir utiliser son matériel.

Voici un mémo fort utile à garder sous le coude au moment pour préparer votre prochaine couverture d’événements ?

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<img src="https://www.keepitsimple.fr/wp-content/uploads/2019/11/infographie-preparation-evenement-reseaux-sociaux-683x1024.png" alt="Infographie - 3 étapes pour se préparer à relayer un événement sur les réseaux sociaux - © Agence Ouest Digital" />
Source: <a href="https://www.keepitsimple.fr/preparation-evenement-reseaux-sociaux-le-pod-episode-2-741298">Keep it Simple - Se préparer à couvrir un événement sur les réseaux sociaux (Le pOD, épisode #2)</a>

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Transcription de l’épisode

[Gwen] Bonjour et bienvenue sur LePod, le podcast qui décortique les problématiques des médias sociaux avec une dose de stratégie proposée par l’agence Ouest Digital. Durant une vingtaine de minutes, nous échangeons ensemble sur les métiers liés à la communication digitale. Savoir-faire, conseils, bonnes ou même mauvaises pratiques du métier, on se dit tout et on partage nos approches, nos trucs et astuces pour être le plus efficace au quotidien.

Si ce podcast vous plaît, pensez à vous abonner sur votre plateforme d’écoute préférée pour être sûr de ne rater aucun épisode. C’est parti ! Bonjour et bienvenue dans ce deuxième épisode du Pod.

Aujourd’hui, nous allons parler d’événements physiques qui se déroulent dans la vraie vie et plus précisément de comment se préparer à le relayer sur les réseaux sociaux et sans couac. Pour ce sujet, je suis accompagnée de Bryan, bien entendu. Bonjour Bryan.

[Bryan] Bonjour Gwen. [Gwen] Mais aussi et surtout d’Olivier Dassonville. Merci Olivier d’avoir accepté notre invitation aujourd’hui. Je vais te laisser te présenter rapidement, si tu veux bien. [Olivier] Bonjour Gwen. Je suis Olivier Dassonville, je suis Digital Media Stratégiste et j’ai une spécificité dans mes activités professionnelles puisque j’assure pour des ordinateurs d’événements ou des exposants dans des événements d’importance, je vais assurer la couverture social media pour leurs comptes sociaux. [Gwen] Ok, merci à toi. Alors, nous avons choisi ce sujet aujourd’hui car nous nous sommes dit que très souvent, ce sujet était abordé sous l’angle création de contenu, c’est-à-dire qu’est-ce que je vais raconter sur les réseaux sociaux lorsque je suis sur un événement. Or, nous trouvions cela plus intéressant d’en parler sur le côté anticipation.

Donc concrètement, comment est-ce qu’on va se préparer ? Et je pense que ce n’est pas si simple que cela finalement. La préparation doit jouer un rôle primordial au bon déroulé du jour J.

Et justement, vous l’aurez compris, Olivier est un spécialiste du sujet. Donc Olivier, la question que je vais te poser est très simple. Si demain, je te dis de partir couvrir la présence d’une entreprise sur un événement, par quoi est-ce que tu commences pour te préparer ?

De quoi est-ce que tu as besoin ? Quelles sont les questions que tu vas te poser ?

[Olivier] Effectivement, comme tu te soulignes, c’est primordial parce que si on ne prépare pas, on est sûr d’aller dans le mur le jour J puisqu’un événement, c’est quand même une succession d’imprévus. Donc si on n’a pas prévu déjà ce qui était maîtrisable, arriver le jour J, on est noyé par les problèmes. Et effectivement, ça va être un échec très rapidement.

Donc au niveau de la préparation, on va avoir quand même pas mal de points à identifier. Donc déjà, c’est prendre connaissance du programme, des partenaires, de l’organisation, mais aussi des aspects plus terre-à-terre comme le lieu, sa configuration. Et très important, est-ce qu’on a une connexion ?

Ça peut paraître basique, mais c’est la question primordiale puisque dans certains camps, on se retrouve quand même dans un contexte qui peut être un peu compliqué en termes de connectivité. On n’a pas tout le temps le Wi-Fi. Quand il y a le Wi-Fi, on n’a pas forcément un Wi-Fi privé.

Donc c’est-à-dire qu’on peut être sur le Wi-Fi du public qui assiste à l’événement. Sauf que c’est quand même très dangereux puisque le Wi-Fi de l’événement, il a tendance à être un petit peu mou du genou puisque les organisateurs ne vont pas mettre d’énormes moyens pour assurer une couverture Wi-Fi et un débit digne de ce nom. Il faut savoir que dès qu’on veut délivrer une connectivité Internet à un grand nombre de personnes, les sommes s’envolent.

Ça peut devenir assez astronomique. Quand on s’adresse, par exemple, à certains salons, les organisateurs font le choix de ne pas se préoccuper du Wi-Fi. Je pense notamment au CMS de Las Vegas où le Wi-Fi, c’est une tradition, il est pourri.

En fait, personne ne l’utilise. Il ne sert un peu à rien.

[Bryan] Alors du coup, c’est un peu embêtant parce que le Wi-Fi, on en a quand même besoin pour travailler. [Olivier] Alors il y a la 4G. [Bryan] Justement, comment tu t’y prends ? Est-ce que toi, tu parles du principe que de toute façon, le Wi-Fi sera mauvais et donc tu t’équipes toi-même ? [Olivier] Alors déjà, on a plusieurs cas. C’est-à-dire qu’il va y avoir des événements dans lesquels on est au sein d’un lieu clos. Donc là, j’ai un peu plus de maîtrise.

Et puis après, on va avoir aussi des événements qui sont dans l’espace public. Alors le Wi-Fi dans l’espace public, même s’il peut exister, on a Nantes, on a le Wi-Fi public. Ce n’est pas du tout une solution sur laquelle s’appuyer.

Donc il faut impérativement avoir une connexion 4G et donc un forfait data qui permette de travailler correctement. C’est un entendant social oublié. C’est que quand on couvre un événement, la data, elle s’envole très rapidement.

Donc on ne va pas couvrir un événement avec son petit forfait perso 5Go chez Soch. Ça ne va pas le faire. Et dans un lieu clos, il faut se rapprocher des ordinateurs très rapidement.

Voire, il y a un moment, parce qu’il y a quand même des décisions à prendre en termes d’infrastructure. Je pense notamment au Web2D où ça a été un sujet assez important et on a pris les devants pour s’assurer que le jour J, c’est-à-dire plusieurs mois après la prise de décision, on ait une infrastructure qui permette de doter l’équipe d’une connectivité Wi-Fi qui soit à peu près sans faille.

[Bryan] OK. [Gwen] En dehors de la connexion, tu parlais de bien anticiper le lieu. [Olivier] Le programme, les intervenants. [Gwen] Voilà. Je pensais au lieu, justement, puisqu’aujourd’hui, il pleut dehors. Comment ça se passe s’il y a un événement qui est organisé en extérieur et que la météo n’est pas au rendez-vous ? [Olivier] Il faut être étanche. Non, mais quand je dis qu’il faut être étanche, c’est une demi-plaisanterie puisque ça impose aussi des choix de matériel. Un smartphone étanche, ce n’est pas forcément hyper courant.

Ça devient quand même assez répandu, mais ça suppose tout de suite de taper dans des smartphones qui sont considérés comme étant durs de gamme.

[Bryan] Oui. [Olivier] Et si on parle, par exemple, de l’iPhone, l’étanchéité qui est labellisée à la norme IP67, elle n’a pas toujours été au top. Maintenant, avec les nouveaux iPhones, ça le fait. Mais j’ai déjà vu des iPhones mourir sous la pluie. [Bryan] Est-ce que, du coup, les petites pochettes qu’on trouve dans le commerce, pour protéger les téléphones, c’est quelque chose qui peut être… [Olivier] C’est impraticable. Tu as besoin d’avoir une vitesse d’exécution dans la production des publications et les pochettes étanches qu’on peut voir sur la plage l’été, ça ne permet pas d’avoir la dextérité suffisante. [Bryan] Ça permet juste de se balader avec. [Olivier] Ça permet de consulter, mais ça ne permet pas de produire. Parce que l’impératif, c’est quand même d’avoir une capacité de production à grande vitesse, parce que l’événement court, et donc, nous, on court après l’événement. Oui, bien sûr. [Bryan] Alors, du coup, je vois que tu as ton téléphone à côté de toi. Ton téléphone, je ne sais pas s’il est étanche, mais comment… Ils sont tous étanches.

Et comment on fait pour les personnes qui nous écoutent, quand on n’a pas un téléphone qui est étanche, parce qu’on a un téléphone standard du marché, comment on peut s’y prendre pour contourner ce problème, justement ? Parce que la pluie, c’est quand même un imprévu qui est important.

[Olivier] La pluie, la poussière, etc., pour un téléphone, ça peut être mortel. Il faut le savoir. Donc, il y a peut-être des solutions alternatives, c’est-à-dire, par exemple, s’équiper d’une GoPro, mais ça induit une gymnastique supplémentaire et aussi être capable de travailler avec. [Bryan] Oui. [Olivier] C’est toujours le problème. Je vois beaucoup de gens qui vont sortir leur nouveau matériel 20 minutes avant que ça commence. Sauf que c’est impossible de travailler correctement quand on ne connaît pas son matériel.

Moi, je n’ai pas le temps de réfléchir sur un événement à comment faire ci ou ça avec le téléphone ou les GoPro. Je passe en mode robot, donc je dois avoir des automatismes d’utilisation pour me permettre de me concentrer sur l’orthographe, la qualité des médias, le moment du poste, les mentions, ce genre de choses.

[Bryan] Il ne faut pas que la technique soit un frein, en fait. Du coup, il faut pratiquer vraiment bien en amont, régulièrement. [Olivier] Oui. C’est un souci, d’ailleurs, pour les directions marketing et communication, puisqu’elles sont dans une logique bureau. Donc, même si le téléphone, tout le monde conçoit que c’est devenu le premier device qu’on utilise dans son activité numérique, si vous allez dans la direction marketing et communication, tout le monde travaille sur un ordinateur.

Et le smartphone de fonction est plutôt un appannage de la direction, on les considère comme étant un signe extérieur de pouvoir, plutôt qu’un outil de travail. Donc, ça, c’est un problème.

[Bryan] Je pense qu’il y a beaucoup de personnes qui nous écoutent qui vont se reconnaître là-dedans. En tout cas, on le vit un peu au quotidien chez certains de nos clients où, effectivement, doter la personne qui gère le social media d’un bon téléphone qui permet justement de couvrir un événement live, ce n’est pas toujours facile à faire passer parce qu’un téléphone, c’est à un coût. Et comme tu le disais, c’est un signe de pouvoir extérieur.

Donc, c’est un peu ancré dans la…

[Olivier] Oui, puisqu’on a le problème du forfait, enfin, on a le problème de la personnalisation du téléphone. Et donc, ça peut être mal vécu. Ben, pourquoi mon collègue, il a un téléphone à 1000 balles et pas moi ?

Enfin, il y a donc ce niveau. Et puis aussi, la perception faite par la direction qui considère que le téléphone dernier cri, c’est pour elle, mais ne comprend pas pourquoi, à la com, il devrait avoir un téléphone qui coûte très cher.

[Bryan] OK. Bon. Du coup, ce qu’on retient, en tout cas, c’est qu’effectivement, il faut pratiquer en amont.

Même si on change finalement de matériel, il ne faut pas arriver le jour J sans avoir fait plusieurs tests.

[Olivier] On ne commence pas à déballer son stabilateur Osmo, comme je le vois tout le temps faire. Ah, je n’arrive pas à l’équilibrer. Comment ça marche ?

Je n’ai pas le mode d’emploi. Ben oui, mais ça y est, il est trop tard. Le président est en train de faire son discours d’intro et tout le monde est mort.

[Gwen] D’où l’importance d’anticiper. [Olivier] Oui. [Bryan] OK. Donc, deuxième point important, effectivement, tester son matériel, prendre l’habitude de l’utiliser, faire ça presque régulièrement. [Olivier] Et puis avoir fait des choix, surtout, parce qu’on a aussi des préférences ou bien on n’est plus familier avec tel ou tel matériel. Donc, on ne peut pas découvrir ça au pied du mur. [Bryan] Surtout quand on a des éléments extérieurs qui perturbent aussi. [Olivier] Oui. Un événement, c’est que ça. C’est une multitude d’événements extérieurs qui viennent bouleverser ce qu’on avait prévu et qui semblait plutôt sur un rail.

OK.

[Gwen] Donc, l’important, c’est vraiment d’anticiper toutes les situations possibles. [Olivier] En fait, par rapport à ce qu’on a défini en termes de stratégie de contenu, on va se projeter sur la nature et le type des contenus à produire. Et c’est ça qui va conditionner, en plus du contexte dans lequel va se produire l’événement, c’est ça qui va conditionner les choix matériels. Est-ce qu’on a le Wicom-Fi ?

On n’a pas le Wi-Fi. Est-ce que je suis dehors, je suis à l’intérieur ? Est-ce qu’il risque de pleuvoir ou pas ?

Est-ce que j’ai accès à une prise de courant ?

[Gwen] Oui. [Olivier] Ben voilà. Parce que sur tous les événements, c’est toujours très drôle d’observer les gens qui, par exemple, assistent à une conférence. Tout le monde tweet, etc., les conférences au début de journée. En milieu d’après-midi, il y a beaucoup moins de gens qui sont en train de tweeter des conférences parce que plus personne a de batterie. Voilà. [Bryan] Du coup, ce que tu veux dire, c’est que c’est important d’être autonome aussi. [Olivier] Il faut être complètement autonome. À part le Wi-Fi privé quand on travaille directement pour l’organisateur, sinon, il faut être complètement autonome. Autonome, ça suppose être autonome sur la connectivité et être autonome sur les batteries.

Il faut embarquer un certain nombre de batteries. Les petites batteries que tout le monde a, qui permettent de charger un tiers de téléphone. Moi, ça résiste à peu près, ça me donne à peu près 40 minutes de travail.

Ce n’est pas suffisant. Il faut quand même des grosses batteries.

[Bryan] Oui, les belles batteries qui permettent de charger. [Olivier] En fait, il faut investir. On ne peut pas faire ça avec son téléphone Wiko et puis deux bouts de ficelle. Ça ne fonctionne jamais. [Gwen] Ça veut dire que, même si un événement a lieu en intérieur, parce qu’on parlait de l’extérieur tout à l’heure, même en intérieur, du coup, il y a des choses à anticiper et ça ne peut pas forcément se passer comme on avait prévu, sans parler de la météo. [Bryan] Oui, c’est pas parce qu’on est en intérieur que ça va bien se passer. [Olivier] Il y a un événement qui est intéressant à ce niveau-là, puisqu’on cultive à la fois du semi-extérieur et de l’intérieur, c’est le Web2D. Au Web2D, on a plein, plein, plein d’imprévus. D’ailleurs, l’édition 2019 en est un excellent exemple parce qu’on a été obligé de raccourcir une demi-journée le Web2D parce qu’on a eu des intempéries qui ont compromis toute la partie extérieure.

Et même si Web2D, j’ai eu dans un cadre maîtrisé, il y a quand même plein d’imprévus, des imprévus qui peuvent être des imprévus de planning. Je me souviens, il y a 3 ou 4 ans, on apprend que, à cause d’un problème technique en Gare Montparnasse, les speakers qui étaient dans le train pour arriver pour la matinée, ne seront pas là avant 11h au midi. Donc, il faut en quelques minutes, de la part de l’orga, intervertir le programme de conférence.

Et l’équipe Social Media doit immédiatement être capable d’intégrer ça, de se reconfigurer et de communiquer.

[Gwen] S’adapter. [Olivier] Ok. Et puis, on peut avoir quelques surprises aussi où, par exemple, le lieu prévu n’est pas le lieu prévu. [Gwen] Oui. [Olivier] Ben oui. On a changé de salle. Oui.

Ça m’est arrivé au Sénat, où la salle où on devait faire la conférence de presse, d’un seul coup, c’était plus la bonne. Et on était au 3e sous-sol. 3e sous-sol, il n’y a pas de réseau du tout.

[Bryan] Alors, du coup, c’est intéressant, cette anecdote, ça me permet de rebondir sur une autre question. Souvent, quand on se prépare à un événement, on identifie aussi le lieu où on va pouvoir s’installer, pour travailler. Parce que, quand on est à l’extérieur, c’est compliqué.

Mais à l’intérieur, des fois, on a un lieu dédié, finalement, à l’équipe Social Media. Enfin, on en voit de plus en plus. Quand on change de salle, comme ça, comment on s’y prend, quand on est pris un peu au dépourvu ?

Comment on arrive à couvrir un événement, alors qu’on n’a plus du tout d’espace pour se travailler ?

[Olivier] Il ne faut pas avoir de scrupules, déjà. Moi, j’ai l’habitude, et je le fais en prenant des précautions de politesse. C’est-à-dire que je décide, pour moi ou mes équipes, de réquisitionner des places qui sont correctes pour pouvoir travailler.

Ne pas se retrouver sur les marches, tout au fond de la salle, pour essayer de faire un boulot. Et moi, je ne comprends pas comment on peut assurer la couverture d’un événement en étant près de la porte, au fond à gauche. Ce qu’on voit régulièrement, on va voir la chargée de com, elle a son téléphone, et puis elle essaye…

Il faut être devant, parce qu’on peut avoir besoin de faire une petite vidéo, de sortir un live, qui ne serait-ce que de comprendre et de restituer exactement ce qu’on entend.

[Bryan] Donc, dans la préparation de l’événement, il y a aussi ce point-là, à s’assurer auprès de l’organisateur, c’est… [Olivier] Dans le meilleur des cas, des espaces réservés. [Bryan] Ouais. Est-ce qu’il y a un espace réservé ? Et sinon, où est-ce que je pourrais m’installer, de façon à ce que je puisse être devant, et pouvoir prendre vraiment des images ? [Olivier] Ou dans les coulisses, ou sur des balcons. Et on ne peut pas s’amuser, alors que l’événement est lancé, à chercher un interlocuteur pour gérer ce genre de contraintes. [Bryan] C’est trop tard. [Olivier] Ce genre de contraintes est opérationnel, c’est impossible. Tout le monde a le feu, donc on ne peut pas. Après, en extérieur, il faut aussi comprendre que décider de demander l’accès à des points de vue, des espaces réservés, ça peut être aussi très intéressant, quelques fois même primordial, parce que sur un événement, n’oublions jamais que la contrainte, côté orga, pour qui on travaille, c’est d’être, à minima, supérieur au meilleur contributeur dans le public.

Donc, il faut être au-dessus de la masse. Si on fait des contributions qui sont du niveau, qui sont inférieures à celles du meilleur contributeur dans le public, il y a quand même un gros problème.

[Bryan] Oui. Ce que tu dis là, c’est que s’il y a quelqu’un qui suit une conférence, qui couvre mieux l’événement que l’ordinateur, ce n’est pas terrible. [Olivier] Non, c’est ridicule. [Bryan] Oui, d’accord. [Olivier] Ça se voit souvent, et moi, je trouve ça ridicule. [Bryan] Donc, si on est à l’extérieur, il faut aussi pouvoir s’assurer que certains points de vue puissent être accessibles pour l’équipe qui va couvrir l’événement. [Olivier] Pour les spectacles de la machine, qui sont des spectacles de rue, dans la phase de repérage en amont, je vais repérer les parcours de la machine qui va circuler dans l’espace public. Et sur le trajet de ces parcours, avec les autorités et les ordinateurs, je vais pouvoir solliciter, par exemple, l’accès à une terrasse, qu’on va fermer au public sur un créneau horaire, ou bien sur un toit, ou ce genre de choses. [Bryan] D’accord. [Olivier] Encore une fois, la préoccupation, c’est ce que je vais montrer, je dois être un des seuls ou le seul à pouvoir le montrer. Parce que c’est ce qu’attend le public aussi. Le public, il n’attend pas de voir le compte officiel publier des contenus qui sont ceux, par exemple, d’un individu lambda dans la foule.

Ce n’est pas concevable.

[Bryan] Il attend quelque chose de très différent. [Gwen] Et toute cette phase d’anticipation, c’est assez long à faire. [Olivier] Ça dépend. Il y a des lieux que je connais bien. [Gwen] Oui. [Olivier] Donc, j’ai déjà tout en tête, alors que mon client ne s’est pas encore posé la question. [Gwen] Oui. [Olivier] Après, sur des lieux qu’on ne connaît pas, sur un lieu fermé, ça peut être rapidement bouclé, même de manière distante. J’ai travaillé sur un événement à la Cité des Sciences et de l’Industrie. Je connaissais vaguement le lieu pour y avoir été plusieurs fois.

Mais sans être en mode couverture événementielle. Donc, j’avais une petite liste de questions que j’ai transmises aux organisateurs. Et puis, ça s’est fait.

Parce qu’un lieu fermé, normalement, il n’y a pas trop de problèmes si on pose les bonnes questions.

[Bryan] Et alors, justement, quelles sont les questions qu’on peut poser à l’organisateur ? [Olivier] J’ai fait installer Speedtest sur le téléphone de l’organisateur. Je lui ai demandé d’aller dans les différents lieux, des différentes salles et de faire un Speedtest qui me donne les valeurs en 4G. En termes de débit, montant.

Montant, pas descendant. Puisque, je vous rappelle qu’on a le débit montant et le débit descendant. Donc, les gens en consultation, c’est du débit descendant.

Mais sauf que pour… Quand on travaille sur un événement, c’est nous qui sommes contributeurs. Et donc, on émet.

Donc, en débit montant. C’est super important parce qu’on peut avoir des mauvaises surprises. Par exemple, on peut avoir un Wi-Fi privé.

Tout va bien. Il est bien. Il est bien mis en place.

On a les codes, etc. Puis là, on se rend compte que le débit montant, il est carrément anémique. Impossible de bosser.

[Bryan] OK. Donc, d’abord, de demander à l’organisateur de tester le débit. Qu’est-ce qu’on peut lui demander d’autre ? [Olivier] On peut lui demander… Il faut les autorisations d’accès et de circulation. Parce que si on se fait rembarrer par la sécurité, c’est ce qui est hyper courant sur les événements maintenant où vous avez des impératifs sécuritaires importants, qui peuvent être basiques ou qui peuvent être, à contrario, ultra évolués, disons même lourds.

Parce qu’on va peut-être dans des contextes anti-terroristes, avec des menaces, etc. Donc, les autorités vont prendre des mesures importantes. Et donc, il faut être identifié, badgé et reconnu visuellement par les gens qui sont en charge de sécurité.

Sinon, vous pouvez foirer facilement à un moment important parce que vous n’avez pas l’accès, vous vous faites rembarrer, ça peut être assez compliqué. Donc, il faut absolument négocier une liberté de circulation et le périmètre de cette liberté de circulation.

[Bryan] Et j’imagine qu’une autre question qu’il faut absolument poser, c’est le programme. Ça paraît évident, mais… [Olivier] Il faut lire le programme. [Bryan] Même un programme détaillé, qui intervient à quel moment, à quelle heure, dans quel endroit… [Olivier] Sur quel sujet. [Bryan] Oui, sur quel sujet. [Olivier] Pourquoi ? Parce que ça permet déjà de… Alors, j’ai certains clients qui le font d’eux-mêmes, qui ont l’habitude de m’envoyer un petit fichier Excel où il y a le nom, le prénom, la structure, la spécialité de l’intervenant, l’intitulé de son poste, mais aussi son compte Twitter, le compte Twitter de sa structure, ainsi de suite. [Gwen] C’est parfait, ça. [Olivier] Ils ne sont pas tous comme ça. [Bryan] Oui, mais ça veut dire que ça, ce sont des éléments aussi à demander à son client. [Olivier] Oui, ou à dire vous n’avez pas le temps ou… Je m’en démerde, quoi. [Bryan] Oui, oui. [Olivier] Simplement, bien souvent, je m’en démerde. [Bryan] Mais ça fait partie du travail de préparation. [Olivier] Du coup, c’est aussi un travail, d’ailleurs, qui se… Oui, parce qu’il n’y a rien de pire qu’une erreur de mention. [Bryan] Oui, oui. [Olivier] Et le tweet, on ne peut pas le corriger. Donc, il est parti, il a envoyé ses notifs, etc. Et il faut bien imaginer que nous, quand on couvre un événement, on est la voix, le porte-parole, l’expression de l’événement. [Bryan] Oui, oui. [Olivier] Donc, si on fait des boulettes sur un speaker parce qu’on a mentionné un homonyme ou quelqu’un qui porte le même nom de famille ou quelqu’un qui a le même nickname approchant, la crédibilité de l’organisation, elle en prend quand même un. [Bryan] Ce n’est pas Olivier Dassenville qui prend, c’est l’organisateur. [Olivier] Eh oui. Bien sûr. C’est ce que je dis aux équipes du Web2D, à un moment donné, votre individualité disparaît pour être l’incarnation du Web2D.

D’ailleurs, quand on a des équipes, quand on a des équipes, parce que je vais travailler tout seul, quasiment tout le temps, sur certains événements où il y a une simultanéité d’événements dans l’événement, ce qui est le cas des conférences du Web2D, on a pu avoir jusqu’à 8 conférences en simultané, donc ça oblige à démultiplier les équipes et à les coordonner. Et là, c’est beaucoup plus compliqué parce qu’il faut éviter la cacophonie. C’est-à-dire que tout le monde doit avoir en tête des éléments de langage, de syntaxe, de tournure pour que le public qui consulte les contributions ait une impression de cohérence et d’unité.

Il ne doit pas avoir, par exemple, un tweet en mode tutoiement, l’autre en mode vouvoiement, ce genre de disparités dans l’expression, dans les contributions.

[Bryan] Donc sur la préparation, il y a aussi, effectivement, préparer les éléments de langage, la façon dont on prend la parole. [Olivier] Et quand on a une équipe, c’est encore plus difficile parce qu’il faut arriver à niveler le discours pour qu’on ait l’impression de parler d’une seule voix. Ça m’énerve. Enfin, je n’aime pas du tout quand je suis à un événement et que je peux arriver à compter les contributeurs.

C’est pas normal. On ne doit pas pouvoir se dire tiens, il y a cinq personnes derrière.

[Bryan] La voix doit être unique. [Olivier] Oui. [Gwen] Je pense que, enfin, sauf si tu penses que non, qu’on a fait un petit peu le tour de cette phase de préparation. Comment est-ce que tu pourrais conclure en trois mots les trois choses essentielles pour bien se préparer ? Qu’est-ce que tu nous dirais ? [Olivier] Premièrement, le repérage physique pour apprécier le contexte. La préparation relative au contenu. Et puis, la capacité à connaître et utiliser un matériel qui va pouvoir répondre aux éléments de contexte dans lesquels on va évoluer.

Ce sont les trois points qui me semblent essentiels pour pouvoir commencer. De toute façon, si on néglige un de ces trois points, je ne suis pas sûr qu’on puisse y arriver correctement.

[Gwen] C’est compliqué. Du coup, il y a des couacs le jour où j’y vais. [Olivier] Oui, forcément. Et puis, le problème, c’est que l’événement ne s’arrête pas. Il ne va pas vous attendre.

Donc, s’il y a un couac qui arrive, le couac est, à minima, une perte de temps. Donc, il vous décale du flux. Et comment on fait ?

On ne peut pas courir après le flux. À un moment donné, on ne va pas passer en vitesse de la lumière en courant pour essayer de rattraper le propos. Ça n’a pas de sens.

Parce qu’il ne faut pas oublier aussi que les contributeurs, il y a des contributeurs tiers dans le public. Et si on est carrément décalé par rapport à l’événement, ça se voit dans les timelines où on va se dire, tiens, c’est bizarre, leur gars est en train de parler d’une conférence qui est finie il y a deux heures. Oui, c’est ça.

Ça arrive régulièrement. On vous annonce, je ne sais pas, une action de match alors que le match est fini, par exemple.

[Gwen] C’est dommage. [Olivier] Mais du côté public, ça décrédibilise complètement la démarche. Il faut faire très attention. [Gwen] Forcément. [Bryan] Ok. En tout cas, merci beaucoup Olivier pour ces éléments qui sont précieux. Parce que je pense qu’il y a beaucoup de personnes qui ont appris beaucoup de choses.

Et en tout cas, sur la partie préparation, c’est vraiment fondamental. En tout cas, pour ceux qui veulent te retrouver, je crois savoir que tu es quand même très présent sur les réseaux sociaux, que ce soit sur Twitter et LinkedIn. Donc, pour ceux qui nous écoutent, on vous mettra bien sûr le lien vers le profil Twitter et le profil LinkedIn d’Olivier pour que vous puissiez continuer à suivre ses péripéties.

Voilà. Gwen, je te laisse peut-être le mot de la fin quand même.

[Gwen] Oui. Eh bien, merci Olivier d’avoir été parmi nous aujourd’hui. Et merci à tout le monde pour votre écoute.

On se retrouve très bientôt dans un prochain épisode du Pod. Et bonne fin de journée.

[Bryan] Merci Gwen, à bientôt. Merci Gwen. Au revoir. [Gwen] Quelques mots avant de se quitter. Tout d’abord, vous pouvez retrouver cet épisode sur le blog de l’agence www.keepitsimple.fr rubrique podcast ou sur nos réseaux sociaux Facebook, LinkedIn, Twitter et Instagram. Ensuite, n’hésitez pas à nous laisser une note sur votre plateforme d’écoute préférée et profitez-en également pour nous faire part de vos conseils, vos impressions, nous poser vos questions ou faire une suggestion qui sait, vos retours pourraient peut-être nous donner des idées pour nos prochains épisodes.

Merci beaucoup pour cet échange. Je vous dis à très bientôt pour un nouvel épisode du Pod.